Der Bereich Dokumentenarchiv dient der übersichtlichen Erfassung aller teilnehmerbezogenen Dokumente. Die Registerseiten Dokument und Versionen stehen mit dem Modul Dokument Versionsarchiv zur Verfügung.
Inhaltsübersicht
1. Dokumentenarchivierung
Die Archivierung erfolgt durch die Aktivierung der Checkbox Archivierung (1) im Bereich Ausgabe bei teilnehmerbezogenen Dokument und Druckvorlagen. Wenn Sie diese Checkbox vor Ausgabe eines Dokuments auswählen, wird die erzeugte Dateiautomatisch im Dokumentenarchiv des Teilnehmers hinterlegt.
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Im Lesemodus wird das Dokument schreibgeschützt geöffnet und kann nicht bearbeitet werden, eine Synchronisation erfolgt nicht.
2. Registerseite Dokument
Die Registerseiten Dokument und Versionen stehen mit dem Modul Dokument Versions Archiv zur Verfügung. Klicken Sie auf den Pfeil (1) unterhalb der Übersichtsliste, um die Liste ein oder auszuklappen .Auf der Registerseite Dokument haben Sie bei archivierten Dokumenten die Möglichkeit nachträglich den Namen, Zugriffsbeschränkung und Kategorie zu verändern und das Dokument über die Schaltfläche Dokument öffnen (2) zu öffnen. Im Bereich Versionsdetails (3) werden zusätzliche Informationen zu dem archivierten Dokument angezeigt.
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3. Registerseite Versionen
Auf der Registerseite Versionen kann jede Version eines Dokumentes einschließlich des letzen Aktualisierungsdatums eingesehen und geöffnet (1) werden. Mit Klick auf den grünen Doppelpfeil (2) in der rechten Spalte wird das Dokument schreibgeschützt geöffnet.
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Um einem Dokument eine weitere Version hinzuzufügen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag Version und es öffnet sich ein Modaldialog. Nach Klick auf Durchsuchen kann der Speicherort des gewünschten Dokuments ausgewählt werden. Der Schalter Speichern sichert den Vorgang und schließt den Modaldialog. Die Versionsnummer wird in der Übersichtsliste, auf den Registerseiten Dokument und Version aktualisiert.
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Zusammenfassung
In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:
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