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Um einen neuen Kontakt anzulegen, , wählen Sie am Hauptschalter Neu den Eintrag Grunddaten (1). Die Eingabefelder der Registerseite leeren sich, so dass Einträge direkt auf der Seite vorgenommen werden können. Über den blauen Link Kontakttyp (2) werden Kontakten Kontakte Kontakttypen zugeordnet. Hier ist eine Mehrfachauswahl möglich, d.h. einem Kontakt können (im Auswahlfeld mit gehaltener StrgTaste) mehrere Kontakttypen zugeordnet werden. Diese Zuordnungen dienen dazu, dass Kontakte in anderen Bereichen zur Auswahl angeboten werden. Unter der Abbildung zeigt eine Übersicht, welche Welche Kontakttypen mit welchen Bereichen verknüpft sind, zeigt Ihnen die Auflistung unter dem folgenden Bild.
In dem Bereich weitere Daten lassen sich ebenso über die blauen Links Bereiche/ Branchen (3) und Schlagworte (5) zuordnen, die zuvor administrativ eingestellt wurden. Das Ampelsymbol* (4) zeigt mit den Farben rot, gelb, grün und dem Datum letzter Kontakt an, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Letzte Kontakte aktualisieren sich durch einen Neueintrag im Akkordeon Kontaktpflege (s. 1.4). Kontaktintervalle können administrativ definiert werden. Die Einträge werden mit dem Hauptschalter Speichern (6) gespeichert. Dieser Schalter macht durch ein Lampensymbol auf sich aufmerksam, sobald alle Pflichtfelder, die durch das Sternsymbol „*“ gekennzeichnet sind, gefüllt wurden.
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Tätigkeiten mit Kontingent:
Die weitere Beschreibung stützt sich auf stepnova mit dem Modul Kontaktdokumentation professionell. Tätigkeitsbereiche von Kontakten können kontingentiert werden. Das bedeutet, dass man Tätigkeiten ein Platzkontingent und einen Gültigkeitszeitraum zuweisen kann. Sobald dann über den Arbeitsbereich Beruf ein Arbeitsverhältnis in diesem Tätigkeitsbereich angelegt wird, wird geprüft, welcher Betrieb für den gewünschten Praktikumszeitraum über freie Plätze verfügt. Die Verwaltung der Kontingente wird über das Akkordeon Tätigkeitsbereich gesteuert. Voraussetzung hierfür sind .entsprechendeadministrative Einstellungen
Um dem Kontakt eine Tätigkeit zuzuordnen, klicken Sie am Hauptschalter Neu auf den Eintrag Tätigkeit. Die Eingaben nehmen Sie im Modaldialog vor (1). Füllen Sie die Felder Kategorie, Art und Tätigkeit. Die Werte werden administrativ voreingestellt. Über das Feld Plätze “Plätze” definieren Sie die Platzzahl (Kontingent) und über die Felder Gültig “Gültig von/Gültig bis bis” den Zeitraum, für den diese Tätigkeit zur Verfügung steht. Mit einem Klick auf Speichern sind die Eingaben gesichert und werden in der Übersichtsliste dargestellt (2.)
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In der Administration im Adminbereich Kontaktarchiv muss unter Sonstiges die Kontingentierung per Checkbox Häkchen zugeschaltet werden.
Nun kann in der Admintabelle Art: AB_Beruf/Grunddaten für die gewünschten Tätigkeitsarten per Checkbox die Funktion kontingentierbar aktiviert werden.
Nun lässt sich im Modaldialog (wie oben beschrieben) bei Tätigkeiten mit entsprechender Art Kontingente vergeben. Im Arbeitsbereich Beruf werden dann beim Anlegen eines neuen Arbeitsverhältnisses sowohl kontingentierte als auch nicht kontingentierte Tätigkeiten zu Kontakten angeboten.
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Eine weitere Möglichkeit, einen Kontaktpflegeeintrag zu erzeugen, ist der direkte Weg über Vermerke. Durch Klicken auf das Symbol Vermerke (1) in der Themeninsel Kontakt öffnet sich der Bereich Vermerke. Um einen neuen Vermerk zu erstellen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu (2). Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Vermerk. Die Einträge werden im Modaldialog vorgenommen. Das Feld Art muss dabei auf öffentlich gesetzt sein, damit ein Kontaktpflegeeintrag vorgenommen werden kann (persönliche Vermerke sind nur für den Autoren sichtbar). Nun wird ein Haken in der Checkbox Kontakt pflege (3) gesetzt. Erst dann wird die Eintragung ins Kontaktarchiv übernommen. Wenn alle Einträge getätigt wurden, wird der Modaldialog mit Klick auf Speichern gesichert. Durch Klick auf den Schalter zurück (4) gelangen Sie von der Vermerkeübersicht zurück in den Bereich Kontaktarchiv.
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2. Registerseite Zusatzinfo
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Um ein Kontaktmerkmal zu hinterlegen, klicken Sie am Hauptschalter Neu den Menüpunkt Kontaktmerkmal. Nehmen Sie nun im Modaldialog (1) die Eintragungen vor. Es sind dabei nur Kategorien und Merkmale in den Auswahlfeldern verfügbar, die administrativ voreingestellt wurden. Der Vorgang wird mit Klick auf Speichern gespeichert und der Modaldialog damit geschlossen. Die gespeicherten Angaben werden nun in der Übersichtsliste dargestellt (2).
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3.2 Tätigkeitsmerkmale
Um Tätigkeitsmerkmale einzugeben, wählen Sie auf der Registerseite Merkmale zunächst einen Beruf aus (1). Nun klicken Sie am Hauptschalter Neu den Menüpunkt Tätigkeitsmerkmal. Es öffnet sich ein Modaldialog (2). Es sind dabei nur Kategorien und Merkmale in den Auswahlfeldern verfügbar, die administrativ voreingestellt wurden. Legen Sie für den Abgleich fest, ob ein Merkmal vorhanden ist oder gesucht wird . Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben, speichern Sie mit Klick auf Speichern. Die Angaben werden in der Übersichtsliste dargestellt (3).
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4. Schnellsuche im Kontaktarchiv
Die Themeninsel Gruppe im Kontaktarchiv bietet eine Schnellsuche. In dem Feld Kontaktname (1) lässt sich das Suchkriterium auswählen, zu dem dann über das Feld Suchbegriff (2) Eingaben gemacht werden können. Folgende Suchattribute werden angeboten: Kontakt nameKontaktname, PLZ, Ort, Akquise durch, Bereich/Branche. Das Feld Tätigkeit (3) mit „Autocompleter“ Funktion beinhaltet die Berufeliste und ermöglicht die schnelle Suche nach Kontakten mit ausgewählter Tätigkeit.
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In der Themeninsel werden dann genau die Kontakte angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
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