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2.1 Leistungs- uns Verhaltensbeurteilung (LuV)
2.2 monatlicher Anwesnheitsverband Monatlicher Anwesenheitsversand
2.3 Monatlicher Anwesenheitsversandlanung Anwesenheitsplanung (nur bei BvB)
2.4 Fehlzeitendokumentation (nur für AUW, BVB-Reha und Reha-Ausbildung)
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Die Agentur für Arbeit (AfA) meldet an den Bildungsträger (BT) einen TN mit seinen Kontaktdaten (reduzierte Anmeldedaten). Damit stellt sie an den BT die Anfrage, ob dieser TN grundsätzlich aufgenommenwerden aufgenommen werden könnte. Über den Hauptschalter „Nachrichten“ (1) öffnet sich die Vorschaukarte. Hier werden die eingehenden Ereignisse angezeigt.
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Auf die Anmeldung in der Maßnahme gibt der BT eine standardisierte Antwort an die AfA, ob der TN in die Maßnahme eingetreten ist oder nicht. Mit der Bestätigung des Eintritts meldet der BT an die AfA, dass der TN wie geplant erschienen ist und die Maßnahme angetreten hat. Sie erzeugen das Ereignis durch Doppelklick auf die Anmeldung. Der Teilnehmer erhält den Status „aktiv“. Im Modaldialog ist die Checkbox „Datum übernehmen“ standardmäßig aktiviert. Dies bedeutet, dass der gemeldete Tag des Eintritts in die Teilnehmerdaten übernommen wird. Mit der Meldung des Nicht antritts Nichtantritts meldet der BT an die AfA, dass der TN nicht wie geplant erschienen ist und nicht in die Maßnahme aufgenommen wird. Bei Meldung eines Nicht an tritts Nichtantritts ist die Angabe eines Grundes verbindlich. Der Maßnahmeverlauf ist damit beendet, der Teilnehmer erhält den Status „inaktiv“.
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Während einer Maßnahme müssen vom BT zu unterschiedlichen Anlässen wie Übergang in unterschiedliche Qualifizierungsphasen, Verlängerung der Maßnahme und Abschluss der Maßnahmerelevante Informationen zum TN an die AfA übermittelt werden. Die LuV stellt einen anlassbezogenen inhaltlichen Auszug aus dem jeweils gültigen Qualifizierungsplan / Förderplan dar. Dieser behält weiterhin Gültigkeit für die interne Dokumentation und ist vorzuhalten, wird allerdings nicht an die AfA übermittelt. Die „Start“/ „Verlaufs“ und „Abschluss“ LuV basieren auf Vorgaben der AfA und unterscheiden sich je nach Maßnahmeart. Die Inhalte werden in stepnova im Arbeitsbereich FöP/LuV dokumentiert und als PDF Dokument über die eM@w Schnittstelle an die AfA übermittelt.
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2.2
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Monatlicher Anwesenheitsversand
Die Anwesenheitsdokumentation erfolgt im AB Anwesenheit. Die Anwesenheitskürzel, die im Rahmen von eM@w verpflichtend sind, hinterlegen sich automatisch in der Datenbank und können nun tageweise oder mittels Sammeleintrag in die Liste eingetragen werden. An jedem 9. des Monats werden die Daten nachts automatisch an die AfA übermittelt. Es werden alle relevanten Kürzel sowie die Fehlzeitendetails übermittelt. Wenn keine Kürzel eingetragen wurden, erfolgt auch keine Übermittlung. Am 10. jeden Monats müssen die Daten bei der AfA vorliegen. Von der Übermittlung ausgenommen sind Berufseinstiegsbegleitungsmaßnahmen (BerEb und BerEbBK).
2.3
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Anwesenheitsplanung (nur bei BvB)
Spätestens 3 Wochen nach Eintritt in die Maßnahme soll eine Anwesenheitsplanung erfolgen. Ferien, Berufsschule und Prüfungstag können in der Anwesenheitsliste im AB Anwesenheit eingetragen werden. Um dann die Anwesenheitsplanung an die AfA zu versenden, wird im Arbeitsbereich eM@w über den Hauptschalter „Neu“ der Menüpunkt „Ereignis“ gewählt. Es öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie den Auswahlpunkt „Anwesenheitsplanung“ anklicken. Die dokumentierten Berufsschul- Prüfungs- und Ferientage werden automatisch ins Ereignis übernommeübernommen.
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2.4 Fehlzeitendokumentation (nur für AUW, BVB-Reha und Reha-Ausbildung)
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Bei Teilnehmern, die einer abH Maßnahme zugeordnet sind, steht im AB eM@w die Registerseite „Feststellung Förderbedarf“ zur Verfügung. Füllen Sie die Felder des Akkordeons „Fachliche Daten“ aus und speichern Sie die Eingaben über den Hauptschalter „Speichern“.
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Danach wechseln Sie auf die Registerseite „eM@w Verlauf“. Klicken Sie nun auf den Hauptschalter „Neu“, wählen den Eintrag „Ereignis“ und dann im Modaldialog das Ereignis „Feststellung des Förderbedarfs für abH“. Die Felder aus der Registerkarte werden nun automatisch in das Ereignis übernommen und mit „OK“ an die AfA verschickt.
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Kontrollieren Sie VOR Erstellung des Austrittsereignisses Ihre Dokumentation auf Vollständigkeit, denn eine spätere Korrektur ist nur eingeschränkt möglich. Dies gilt insbesondere für die Dokumentation des @Maßnahmeziels im AB FöP/LuV. Wurde das Maßnahmeziel erreicht? Dann sollte dort die entsprechende Checkbox „Ziel erreicht“ angehakt werden.
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AB FöP/LuVMaßnahmeziele
Zur Erstellung des Austritts klicken Sie im AB eM@w auf den Hauptschalter „Neu“ und wählen Sie den Eintrag „Ereignis“. Im Modaldialog muss das Ereignis „Austritt“ gewählt werden, denn die „Abschluss LuV“ wird über das Ereignis „Austritt“ gesendet. Die LuV wird erstellt und an das Ereignis angehängt. Wenn der Teilnehmer austritt, wird die Anwesenheitsdokumentation des aktuellen Monats an die AfA versandt und der Teilnehmer erhält den Status inaktiv.
3.1 Soderfall: Ablehnung der LuV zum Austritt durch die AfA
Es kann passieren, dass die Beratungsfachkraft die LuV zum Austritt ablehnt, z.B. weil Sie mit dem Vorschlag zum weiteren Vorgehen nicht einverstanden ist. Dies geschieht über das Ereignis „Ablehnung der LuV“. In diesem Sonderfall erhält der TN wieder den Status aktiv. Sie können die Dokumentation modifizieren und danach einen weiteren Austritt an die AfA schicken, um den TN endgültig abzumelden.
Zusammenfassung des Ablaufs
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Automatische Übersendung der monatlichen Anwesenheitskürzel aus dem AB_Anwesenheit
Bei Fehlzeiten zusätzliche Dokumentation im AB_Anwesenheit über den Link „eM@w FehlzeitendetailsFehlzeitendetails”
BT erstellt ggf Anwesenheitsplanung
BT erstellt ggf „Feststellung des Förderbedarfs abH“
BT erstellt maßnahmespezifisch Start und Verlaufs LuV
BT erstellt ggf. Antrag auf MaßnahmeverlängerungMaßnahmebeendigung durch Abschluss Luv
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