Im Bereich Kontaktarchiv werden alle Akteure im regionalen Netzwerk als Kontakte angelegt. Es handelt sich dabei sowohl um Betriebskontakte, denen Berufe und Ansprechpartner zugeordnet werden, als auch um alle weiteren Kontakte (Schulen, Auftraggeber, andere Bildungsträger usw.), zu denen Daten hinterlegt werden sollen. Bei eingeklappter Themeninsel werden alle Kontakte alphabetisch sortiert angezeigt. In der ausgeklappten Themeninsel werden die Kontakte anhand der Filialstruktur hierarchisch sortiert.
Inhaltsübersicht
1.2 Akkordeon AnsprechpartnerIn
1.3 Akkordeon Tätigkeitsbereich
4. Schnellsuche im Kontaktarchiv
1. Registerseite Allgemein
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In dem Bereich weitere Daten lassen sich ebenso über die blauen Links Bereiche/ Branchen (3) und Schlagworte (5) zuordnen, die zuvor administrativ eingestellt wurden. Das Ampelsymbol* 1 (4) zeigt mit den Farben rot, gelb, grün und dem Datum letzter Kontakt an, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Letzte Kontakte aktualisieren sich durch einen Neueintrag im Akkordeon Kontaktpflege (s. 1.4)*. Kontaktintervalle können administrativ definiert werden. Die Einträge werden mit dem Hauptschalter Speichern (6) gespeichert. Dieser Schalter macht durch ein Lampensymbol einen roten Punkt auf sich aufmerksam, sobald alle Pflichtfelder, die durch das Sternsymbol „*“ gekennzeichnet sind, gefüllt wurden.
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*nur mit dem Modul Kontaktdokumentation professionell bzw. in der professionell Edition
Kontakttypen– Verknüpfungen zu anderen Bereichen
Kontakttyp Berufsschule/Schule:
Arbeitsbereich Teilnehmerdaten Registerseite Lebenslauf/Schule > Akkordeon Schullaufbahn > Neu Schule
Kontakttyp Auftraggeber:
Arbeitsbereich Teilnehmerdaten > Registerseite Betreuung > Neu Personal oder eM@w Übernahmedialog > Ansprechpartner des Auftraggebers (Ereignis Anmeldung)
Kontakttyp Bildungsträger:
Arbeitsbereich Teilnehmerdaten > Registerseite Betreuung >Neu Personal
Kontakttyp Kundenkontakt:
Bereich Personaldaten > Registerseite Allgemein > Akkordeon Grunddaten > Feld Kontaktzuordnung
Kontakttyp Betrieb:
Arbeitsbereich Beruf > Registerseite Grunddaten > Neu Grunddaten > Feld Betrieb
Kontakttyp Krankenkasse:
Arbeitsbereich Teilnehmerdaten > Registerseite Personendaten > Akkordeon Bank/Versicherung > Feld Krankenkasse
Kontakttyp Standort:
Arbeitsbereich Teilnehmerdaten > Registerseite Produkt > Sonstiges > Feld Standort Arbeitsbereich Teilnehmerdaten > Registerseite Produkt > Neu Teilnehmer eM@w Übernahmedialog (Ereignis Anmeldung)
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In diesem Akkordeon werden dem ausgewählten Kontakt Tätigkeitsbereiche bzw. Berufe zugeordnet. Durch die Zuordnung von Berufen zu einem Kontakt wird eine Verknüpfung zum Arbeitsbereich BerufgeschaffenBeruf geschaffen. Der eingetragene Kontakt wird dann im Arbeitsbereich Beruf im Modaldialog Neu > Grunddaten zur Auswahl angeboten, wenn der entsprechende Beruf ausgewählt wird. An dieser Stelle wird unterschieden, ob Tätigkeiten mit Kontingent oder ohne Kontingent bei einem Kontakt angelegt werden.
Tätigkeiten ohne Kontingent (Standard):
Um dem ausgewählten Kontakt eine Tätigkeit zuzuweisen, klicken Sie auf den Hauptschalter Neu und wählen dort den Menüeintrag Tätigkeit aus. Im Modaldialog ist Tätigkeit (1) ein Pflichtfeld. Die Felder zu Kategorie und Art können Sie offen lassen. Das Feld bietet alle administrativ angelegten Berufe der Datenbank zur Auswahl an. Mit Klick auf Speichern übernehmen Sie die Tätigkeit in die Übersichtsliste (2).
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Tätigkeiten mit Kontingent:
Die weitere Beschreibung stützt sich auf stepnova mit dem Modul Kontaktdokumentation professionell. Tätigkeitsbereiche von Kontakten können kontingentiert werden. Das bedeutet, dass man Tätigkeiten ein Platzkontingent und einen Gültigkeitszeitraum zuweisen kann. Sobald dann über den Arbeitsbereich Beruf ein Arbeitsverhältnis in diesem Tätigkeitsbereich angelegt wird, wird geprüft, welcher Betrieb für den gewünschten Praktikumszeitraum über freie Plätze verfügt. Die Verwaltung der Kontingente wird über das Akkordeon Tätigkeitsbereich gesteuert. Voraussetzung hierfür sind .entsprechendeadministrative entsprechende administrative Einstellungen
Um dem Kontakt eine Tätigkeit zuzuordnen, klicken Sie am Hauptschalter Neu auf den Eintrag Tätigkeit. Die Eingaben nehmen Sie im Modaldialog vor (1). Füllen Sie die Felder Kategorie, Art und Tätigkeit. Die Werte werden administrativ voreingestellt. Über das Feld “Plätze” definieren Sie die Platzzahl (Kontingent) und über die Felder “Gültig von/Gültig bis” den Zeitraum, für den diese Tätigkeit zur Verfügung steht. Mit einem Klick auf Speichern sind die Eingaben gesichert und werden in der Übersichtsliste dargestellt (2).)
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Administrative Voraussetzung für die Kontingentierung von Tätigkeiten zu Kontakten:
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In den ersten Spalten sind die Tätigkeit und die Art (wenn ausgewählt) sichtbar. In der Spalte BERUFENET können Sie über das Symbol in das BERUFENET der Bundesagentur für Arbeit wechseln. Die Spalten max. (maximales Platzangebot), bes. (davon besetzte Plätze) und frei (davon freie Plätze) zeigen die aktuelle Belegung an. In der Spalte gültig von/bis werden die Gültigkeitszeiträume für die vorgesehenen Plätze dargestellt.
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Im Kontaktarchiv ist in der Themeninsel Kontaktgruppe über den Tooltip der aktuelle Kontingentstatus einzusehen.
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Das Akkordeon Kontaktpflege steht mit dem Modul „ Kontaktdokumentation professionell “ zur Verfügung bzw. ist in der Prof. Ed. inkludiert. Der Bereich Kontaktpflege ermöglicht die bequeme und übersichtliche Dokumentation aller Interaktionen, die zum ausgewählten Betrieb stattfanden. Durch die Verknüpfung mit den Vermerken und eine farbige Kennzeichnung in der Themeninsel Gruppe werden Akquisetätigkeiten und Kontaktpflege deutlich erleichtert. In diesem Abschnitt lernen Sie zunächst, wie ein Kontaktpflegeeintrag aus dem Bereich Kon-taktarchiv Kontaktarchiv heraus vorgenommen und dieser mit einem Vermerk verknüpft wird. Danach wird beschrieben, wie ein Kontaktpflegeeintrag über den Bereich Vermerke erstellt werden kann.
Um Eintragungen im Akkordeon Kontaktpflege vorzunehmen, wählen Sie am Hauptschalter Neu den Punkt Kontaktpflege. Es öffnet sich ein Modaldialog (1). Die Auswahl liste Auswahlliste im Feld Name AP (2) zeigt alle Ansprechpartner, die im Akkordeon AnsprechpartnerIn eingegeben wurden. Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben, speichern Sie mit Klick auf Speichern (3). Die Angaben werden nun in der Übersichtsliste (4) dargestellt. Durch Klick auf das Symbol Vermerke (5) (in der Übersichtsliste vor dem Kontaktpflegeeintrag oder in der Themeninsel zum Kontakt) gelangen Sie in den Bereich Vermerke. In diesem Bereich können zum Kontaktpflegeeintrag weitere Bemerkungen hinterlegt werden.
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Eine weitere Möglichkeit, einen Kontaktpflegeeintrag zu erzeugen, ist der direkte Weg über Vermerke. Durch Klicken auf das Symbol Vermerke (1) in der Themeninsel Kontakt öffnet sich der Bereich Vermerke. Falls Sie über das Hauptmenü in den Bereich Vermerke wechseln, stellen Sie sicher, dass der Bezug zu Kontakten hergestellt ist (5).
Um einen neuen Vermerk zu erstellen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu (2). Wählen in der Menüleiste und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Vermerk. Die Einträge werden im Modaldialog vorgenommen. Das Feld Art muss dabei auf öffentlich gesetzt sein (2), damit ein Kontaktpflegeeintrag vorgenommen werden kann (persönliche Vermerke sind nur für den Autoren sichtbar). Nun wird ein Haken in der Checkbox Kontakt pflege (3) gesetzt. Erst dann wird die Eintragung ins Kontaktarchiv übernommen. Wenn alle Einträge getätigt wurden, wird der Modaldialog mit Klick auf Speichern gesichert . Durch Klick auf den Schalter zurück (4) gelangen Sie von der Vermerkeübersicht zurück in den Bereich Kontaktarchiv.
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2. Registerseite Zusatzinfo
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