Dieser Editor ermöglicht die Gliederung des Schriftverkehrs in Ordner und die Erstellung von Druckvorlagen sowie die Hinterlegung von Dokumentvorlagen (Word, Excel).
Inhaltsübersicht
1. Aufbau einer Gliederung mit Hilfe von Ordnern
2.1 Erstellung einer Druckvorlage
3.1 Dokumentvorlagen einbinden
3.2 Dokumentvorlagen anzeigen und neu hochladen
1. Aufbau einer Gliederung mit Hilfe von Ordnern
In der Themeninsel Dokumentenauswahl werden alle Ihre Druck- und Dokumentvorlagen aufgelistet,
die in stepnova hinterlegt sind. Im ausgeklappten Zustand der Themeninsel (1) bieten Ordner die Möglichkeit einer inhaltlichen Sortierung. Die Ordnerstruktur gliedert im Bereich Ausgabe zum Drucken
die Darstellung der Dokumente.
Wählen Sie über den Hauptschalter Neu (“+”) den Eintrag Ordner aus. Es öffnet sich ein Modaldialog.
Geben Sie hier die Bezeichnung des Ordners sowie den Ort an, in dem er in die Verzeichnisstruktur eingefügt werden soll (2). Das Auswahlfeld “im Ordner” zeigt die vorhandenen Ordner der Themeninsel an. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern. Ihre Eingabe ist gespeichert und Ihr neuer Ordner wird in der rechten Themeninsel Dokumentauswahl (3) angezeigt. Danach können die Angaben zum Ordner auf der Registerseite Allgemein erweitert oder bearbeitet und über den Hauptschalter Speichern gesichert werden.
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Zur Erstellung einer neuen Druckvorlage wählen Sie über den Hauptschalter Neu (“+”) den Eintrag Druckvorlage aus. Im Modaldialog (1) können Sie zunächst auswählen, ob eine komplett neue Vorlage erstellt werden soll (dann bleibt das Feld aus “aus Vorlage von von” leer) oder ob Sie eine bestehende Druckvorlage kopieren und dann weiterbearbeiten möchten. In diesem Fall wählen Sie die Vorlage im Feld “aus Vorlage von”. Im Feld Bezug wird der Bezug für die Ausgabe gewählt. Momentan können Druckvorlagen für den Bezug Teilnehmer erstellt werden. Anschließend geben Sie die Bezeichnung für die Druckvorlage ein und wählen den Ordner aus, in dem die Druckvorlage abgelegt werden soll. Nachdem Sie Ihre Eingaben mit Speichern bestätigt haben, wird die Druckvorlage in der Themeninsel angelegt (2) und es erscheint neben der Registerseite Allgemein eine zweite Registerseite namens Vorlage, auf der nun die eigene Druckvorlage gestaltet werden kann (s. 2.1).
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Um die Druckvorlage mit den entsprechenden Druckelementen zu befüllen, wechseln Sie auf
die Registerseite Vorlage (1) . Durch Klick auf das Plus-Symbol (2) öffnet sich ein Feld, um eine Kapitelüberschrift zu hinterlegen. Ein weiterer Klick auf das darunterliegende Plus-Symbol blendet
ein Feld für eine Bereichsüberschrift ein. Das darunterliegende Feld Zuordnung (3) zeigt in der
Dropdown-Auswahl die zur Verfügung stehenden Bereiche und deren Druckelemente Druckelemente aus den verschiedenen Arbeitsbereichen an.
Die Druckvorlage ist auf diese Weise beliebig erweiterbar. Mit dem Minus Symbol können die einzelnen Elemente auch wieder entfernt werden. Über die grünen Pfeile (4) lässt sich die Position der einzelnen Elemente nachträglich verändern. Über den Hauptschalter Speichern unten rechts sichern Sie Ihre Angaben.
Auf der Registerseite Allgemein kann eine Standardzuordnung zum Gruppeneditor gesetzt werden oder die Druckvorlage wird direkt im Gruppeneditor zugeordnet. Danach steht die Druckvorlage im Bereich
Ausgabe zum Drucken zur Verfügung.
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Hinweis:
stepnova bietet eine Reihe von Standarddruckvorlagen zu den verschiedenen Bereichen an. Diese können im Gegensatz zu den selbsterstellten selbst erstellten Druckvorlagen nicht bearbeitet werden!
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Eine Dokumentvorlage ist eine selbsterstellte selbst erstellte Datei im Word- oder Excelformat (z.B. eine Abmahnung ein Einladungsschreiben mit standardisiertem Text), die mittels “Textmarken” mit einzelnen Feldinhalten aus stepnova gefüllt wird.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktionalität finden Sie im Dokumentvorlagenleitfaden.
Um eine vorbereitete Dokumentvorlage einzubinden, wählen Sie über den Hauptschalter Neu (“+”) den Eintrag Dokumentvorlage aus. Im Modaldialog (1) klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die lokal abgespeicherte Datei. Der Dateipfad wird automatisch in das Feld Datei übernommen. Im Feld Bezug muss der richtige Arbeitsbereich, Bereich bzw. Editor zugeordnet werden, auf die sich die Textmarken in der Dokumentvorlage beziehen. Anschließend geben Sie die Bezeichnung für die Dokumentvorlage ein (vorgeschlagen wird der ursprüngliche Dateiname, Sie können den individuell vergeben) und wählen den Ordner aus, in dem die Dokumentvorlage abgelegt werden soll. Sichern Sie Ihre Einträge mit Speichern.
Die Dokumentvorlage wird nach dem Speichern im gewünschten Ordner in der Themeninsel (2) angezeigt
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Wählen Sie zum Anzeigen der ausgewählten Dokumentvorlage den blauen Link Vorlage öffnen “Vorlage öffnen” (1).
Das Dokument wird schreibgeschützt zur Ansicht geöffnet. Um eine bestehende Dokumentvorlage neu hochzuladen (z.B. wenn Änderungen an der Vorlagendatei vorgenommen wurden) klicken Sie auf Neue Vorlagendatei
“Neue Vorlagendatei” (2). Wählen Sie über den Schalter Durchsuchen die Dokumentvorlage lokal aus.
Entscheiden Sie sich für die benötigte Textmarkenversion, welche Ihnen zur Verfügung stehen wird in
der stepnova-Administration festgelegt (1.0, 2.0 oder beides). Mit Klick auf den Hauptschalter Speichern wird die bestehende Dokumentvorlage durch die neue VorlageersetztVorlage ersetzt
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Zusammenfassung
In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:
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