Inhalt:
1.1 Personaldaten / anlegen von Datenbankzugänge für Ihre Mitarbeiter
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Um die AGH Maßnahmen anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter Neu (1) auf den Eintrag Produkt .
Um Maßnahmen einzurichten, die über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) verwaltet werden, aktivieren Sie die Checkbox eM@w . Daraufhin werden die beiden Registerseiten eM@w - Administration und Ereignisse eingeblendet und im Feld Produkttyp stehen jetzt ausschließlich die eM@w-Produkttypen zur Auswahl. Wählen Sie hier “@ AGH” aus. Alle notwendigen und eM@w-relevanten Einstellungen sind somit administrativ voreingestellt. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter Speichern (2) Ihre Daten sichern.
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1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
Auf der Registerseite eM@w - Administration werden alle Daten eingetragen, die für die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) notwendig sind. Von Ihrem Jobcenter sollten Sie vor Maßnahmebeginn eine Email mit einer Maßnahmereferenznummer erhalten haben. Über den Hauptschalter Neu (1) , Eintrag Empfangsdaten öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie das Feld Maßnahmenummer und Behelfsempfänger füllen müssen. Über den Hauptschalter Speichern (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Um einen neuen Empfänger zu hinterlegen, klicken Sie auf den Hauptschalter Neu (1) . Im ersten Schritt wählen Sie “Empfänger Teilnehmerereignisse”, um einen Empfänger zu hinterlegen, der die Ereignisse zu den AGH Teilnehmern erhalten soll. Im zweiten Schritt klicken Sie auf Hauptschalter Neu und Eintrag “Empfänger Trägerereignisse”, um dort einen Empfänger zu hinterlegen, der die Trägerereignisse (z.B. Anforderung zur Monatsabrechnung/ Maßnahmebericht) erhalten soll. Es öffnet sich ein Modaldialog. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Ein Klick auf Speichern (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollten mehr als ein Mitarbeiter Nachrichten erhalten, so klicken Sie bitte auf “übernehmen” (3). Der Modaldialog bleibt geöffnet, leert jedoch die Felder und Sie können weitere Mitarbeiter auswählen und abschließend “Speichern” (2).
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Fehlen Ihnen Mitarbeiter in der Auswahl? Dann legen Sie diese bitte unter den Bereich Personaldaten an.
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Wenn Sie die Email erhalten haben, speichern Sie bitte die anhängende p12-Datei auf Ihrem Rechner ab. Sobald p12-Datei und PIN vorliegen, öffnen Sie im Produkteditor die Registerseite eM@w - Administration und dort den Akkordeonbereich digitale Signatur . Wählen Sie nun in der Themeninsel Produkte die Ebene Kunde aus! Klicken Sie auf den Hauptschalter Neu (1) , Eintrag “digitale Signatur” und hinterlegen Sie nun den Pin und die dazu gehörige Datei. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Die Felder für Beginn und Ende füllen sich eigentlich automatisch mit Daten aus der p12 Datei. Sollte das mal nicht passieren, bitte bei Beginn einfach “heute” und bei Ende “heute in einem Jahr “ eintragen. Ein Klick auf Speichern (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte ein Feld nicht richtig sein, wird es entsprechend eine Feldfehlermeldung mit Hinweis geben. Nach dem Speichern wird Ihnen über die Spalte Status (3) angezeigt, ob die Signatur aktiv ist. Wenn die digitale Signatur erfolgreich hinterlegt wurde, werden alle erstellten Monatsabrechnungen und Maßnahmeberichte automatisch vor der Übermittlung signiert.
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Besonders praktisch ist, dass die von Ihnen hinterlegte Dokumentation im Arbeitsbereich Anwesenheit für die Monatsabrechnung an den Auftraggeber ausgelesen wird. Sie können einfach die „Anforderung der Monatsabrechnung“ mit Doppelklick beantworten. Lediglich die mit rotem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder müssen Sie füllen. Die Anwesenheitskürzel / Stundendokumentation der Maßnahmeteilnehmer werden automatisch mit dem Ereignis übermittelt.
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Im Modaldialog “Monatsabrechnung“ sehen Sie bei den aufgeführten Teilnehmern die angeforderten Fahrtkosten im Feld “Anforderung“. Im Feld “Eingabe“ haben Sie hier die Möglichkeit tatsächlich vorhandene Fahrtkosten einzugeben, egal ob die Fahrtkosten der Maßnahme auf “Monatssatz“ oder “Tagessatz“ eingestellt wurden.
Sollte eine Monatsabrechnung mal falsch sein, so kann lediglich das Jobcenter diese beanstanden. Erst wenn Sie das Ereignis Beanstandung der Monatsabrechnung haben, können Sie eine Korrektur veranlassen. Dabei werden nur die beanstandeten Werte korrigiert übermittelt. Ist die Monatsabrechnung korrekt, erhalten Sie das Ereignis Monatsabrechnung ohne Beanstandung und ggf. das Ereignis Auszahlung der Monatsabrechnung.
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