Im Arbeitsbereich Beruf werden alle Daten zu den betrieblichen Arbeitsverhältnissen oder Bewerbungsaktivitäten der Teilnehmer auf Grundlage des Kontaktarchivs erfasst. Diese können um weitere Ausbildungsdaten und Checklisteneinträge ergänzt werden. Außerdem lassen sich fortlaufend Vermerke zu den Einträgen dokumentieren.
Inhaltsübersicht
1.1 Arbeitsverhältnis neu anlegen und abspeichern
1.2 Ansprechpartner zum Kontakt eingeben
1.3 Termine zum Arbeitsverhältnis festlegen
4.1 Anlegen eines neuen Vermerke
4.2 Erzeugen eines Kontaktpflegeeintrags* (kann als Modul erworben werden)
1. Registerseite Grunddaten
In diesem Abschnitt lernen Sie den Neueintrag und das Speichern eines Arbeitsverhältnisses auf der Registerseite Grunddaten kennen.
1.1 Arbeitsverhältnis neu anlegen und abspeichern
Vorab muss unterschieden werden, ob in stepnova das Modul Kontaktdokumentation professionell genutzt wird. Dieses Modul ermöglicht die Kontingentierung von Praktikums/Arbeits und Ausbildungsplätzen. Das bedeutet, dass man Tätigkeiten ein Platzkontingent und einen Gültigkeitszeitraum zuweisen kann. Die Einstellung der produkttypabhängigen Kontingentierung wird in der Administration und über das Kontaktarchiv gesteuert (siehe„HandbuchB_Kontaktarchiv“).
Ohne Kontingentierung (Standard
Um ein neues Arbeitsverhältnis anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter Neu auf den Eintrag Grunddaten. Es öffnet sich ein Modaldialog. Im Auswahlfeld Tätigkeit (1) werden alle Berufe angeboten, die bereits im Kontaktarchiv hinterlegt wurden. Über die Felder Beginn und Ende geben Sie den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses ein. In der Übersichtsliste (2) werden nun alle Betriebe aus dem Kontaktarchiv angezeigt, denen die ausgewählte Tätigkeit zugeordnet ist. Wählen Sie einen Betrieb aus und “Speichern” Sie. Der Eintrag wird in der Übersichtsliste angelegt.
Sollte kein Betrieb angezeigt werden, so prüfen Sie im Kontaktarchiv die “Tätigkeiten” zum Betrieb!
Mit Kontingentierung
Öffnen Sie, wie oben beschrieben, den Modaldialog Grunddaten. Nach Auswahl der Felder Kategorie“ und Art werden Ihnen Berufe im Auswahlfeld Tätigkeit angeboten. Das Angebot der Berufe richtet sich nach den im Kontaktarchiv vorgenommenen Zuordnungen von Tätigkeiten (Berufen) und Arten zu Kontakten. Wenn danach die Pflichtfelder Beginn und Ende gefüllt sind, wird geprüft, welcher Betrieb für den gewünschten Zeitraum über freie Plätze der passenden Art verfügt. Steuern Sie die Anzeige der Betriebe durch die Optionsfelder (1). Im Modus Alle Betriebe werden neben den freien Betrieben auch Betriebe angeboten, die zu anderen Zeitpunkten verfügbar sind. Der Status wird mit farbigen Symbolen (2) angezeigt und der Tooltip liefert weitere Informationen. Wählen Sie einen Betrieb aus. Mit Speichern wird der Eintrag wie gewohnt angelegt.
1.2 Ansprechpartner zum Kontakt eingeben
Um einen Kontakt Ansprechpartner zu einem Arbeitsverhältnis einzugeben, wählen Sie über den Hauptschalter Neu den Eintrag AnsprechpartnerIn aus. Im Modaldialog werden die Ansprechpartner (ggf. inkl. Funktion) angeboten, die dem Betrieb im Kontaktarchiv zugeordnet sind. Mit der CheckboxStandard AP wird der Ansprechpartner für das dokumentierte Arbeitsverhältnis als Standard Ansprechpartner definiert. Speichern Sie die Eingaben. Die Angaben zum Ansprechpartner werden auf der Registerseite Grunddaten in der Übersichtsliste Kontakt Ansprechpartner/In angezeigt.
1.3 Termine zum Arbeitsverhältnis festlegen
Arbeitsverhältnisse können mit Einzelterminen versehen werden. Über die Checkbox Einzeltermine oder über den Hauptschalter Neu > Termin öffnet sich der Modaldialog Einzeltermin. Hinterlegen Sie einzelne Termine oder Serientermine. Mit Klick auf Speichern schließt sich der Modaldialog. Mit Hilfe des Übernehmen Schalters können Sie nacheinander mehrere Termine anlegen ohne den Modaldialog wieder neu öffnen zu müssen. Die Termine wer den in der Übersichtsliste Einzeltermine dargestellt.
2. Registerseite Ausbildung
Wenn Sie ein neues Arbeitsverhältnis anlegen (siehe1.1.) und als Berufsart Ausbildung auswählen, wird die Registerseite Ausbildung (1) eingeblendet. Einträge zu Ausbildungsdaten (2) können nun direkt auf dieser Registerseite vorgenommen werden. Speichern Sie durch Klick auf den Hauptschalter Speichern. Die Daten werden auf der Registerseite dargestellt.
3. Registerseite Checkliste
Auf dieser Registerseite können Sie eine Übersichtsliste mit Checklisteneinträgen erstellen. Dies könnten z.B. Dokumente sein, die zu dem ausgewählten Arbeitsverhältnis eingesammelt werden müssen.
Um einen neuen Checklisteneintrag einzugeben, öffnen Sie auf der Registerseite Checkliste über den Hauptschalter Neu >Checklisteneintrag den Modaldialog. Dort füllen Sie mindestens die Felder Kategorie und Bezeichnung. Die Checkbox Frist bietet an, ausgewählten Empfängern Nachrichten zu einem Fristablaufdatum zusenden. Der Vorgang wird mit Klick auf Speichern beendet. Die Angaben werden nun in der Übersichtsliste dargestellt.
Mit dem Checkboxhaken in der Spalte erledigt (1) dokumentieren Sie, dass aus gewählte Dokumente abgegeben wurden bzw. vorhanden sind. Es setzt sich automatisch das aktuelle Datum in der Spalte erledigt am (2)
4. Registerseite Vermerke
Auf dieser Registerseite dokumentieren Sie Vermerke mit näheren Informationen zu dem ausgewählten Arbeitsverhältnis.
4.1 Anlegen eines neuen Vermerks
Um einen neuen Vermerk zu einem Arbeitsverhältnis einzugeben, öffnen Sie über den Hauptschalter Neu >Vermerk den Modaldialog. Die Felder Datum und Uhrzeit füllen sich automatisch mit den aktuellen Daten, können jedoch verändert werden. In dem grün umrandeten Textfeld “Inhalt” können Sie nun Ihren Vermerktext eingeben. Mit Klick auf Speichern wird der Vorgang gespeichert und der Modaldialog damit geschlossen. Die gespeicherten Eingaben werden in der Übersichtsliste dargestellt.
4.2 Erzeugen eines Kontaktpflegeeintrags* (kann als Modul erworben werden)
Benutzer, die mit dem Modul Kontaktdokumentation professionell arbeiten, haben beim Anlegen eines Vermerks die Möglichkeit, einen Haken bei Kontaktpflegeeintrag zu setzen. Dadurch wird ein Kontaktpflegeeintrag im Kontaktarchiv erzeugt. Dort ist so auf einen Blick ersichtlich, wann welche Interaktion mit dem Kontakt stattgefunden hat. Kontaktdichte und qualität sind so bequem nachvollziehbar.
Zusammenfassung
In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:
Ein Arbeitsverhältnis wird immer auf der Grundlage eines im Kontaktarchiv angelegten Betriebes eingegeben.
Neues Arbeitsverhältnis: Hauptschalter Neu > Menü Grunddaten> mindestens die Pflichtfelder füllen > Speichern
Neue Ausbildungsdaten: Eingaben direkt auf der Registerseite > Hauptschalter Speichern
Neuer Checklisteneintrag: Hauptschalter Neu > Menü Checklisteneintrag > mindestens die Pflichtfelder füllen > Speichern
Neuer Vermerk: Hauptschalter Neu > Menü Vermerk > Inhalt eingeben > Speichern
Neuer Kontaktpflegeeintrag führt zum Eintrag in das Akkordeon Kontaktpflege im Kontaktarchiv