Bereich Ausgabe
Über den Bereich Ausgabe können Standarddruckvorlagen, selbsterstellte Druckvorlagen aus Druckelementen und eigene Dokumentvorlagen (Word oder Excel) als Dokument erzeugt und bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Vorlagen werden im Ausgabeeditor hinterlegt. Für mehr Informationen dazu lesen Sie bitte das „Handbuch Ausgabeeditor“.
Inhaltsübersicht
1. Ausgabe von Dokumenten-, Standarddruck-, oder eigenen Druckvorlagen
1. Ausgabe von Dokumenten-, Standarddruck-, oder eigenen Druckvorlagen
Um einen Ausdruck zu erstellen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Drucken (1). Im linken Bereich befindet sich die Ihnen freigegebene Ordnerstruktur (2). Durch Klick auf einen der Ordner verändert sich im rechten Bereich die Darstellung. Über die Auswahl Vorlagen für (3) bestimmen Sie den Bezug. Zur Auswahl stehen Vorlagen für verschiedene Arbeitsbereiche, Bereiche und Editoren. Klicken Sie danach die gewünschte Vorlage an. Durch Aktivierung der Checkbox Seriendruck (4) (Nur Professional-Edition oder mit Modul Serienausgabe) und Betätigung des Drucken Schalters öffnet sich ein Modaldialog. In diesem können sie auswählen für welche Teilnehmer der aktuellen Gruppe die Vorlage erstellt werden soll. Diese Funktion steht Ihnen bei Vorlagen zur Verfügung, die Daten für einen Teilnehmer ausgeben. Alle Dokumente dessen Vorlagentyp in Kursiv geschrieben ist, sind Gruppenausgabedokumente, alle anderen sind als Einzelausgabedokumente eingestellt.
Durch Aktivierung der Checkbox Archivierung (5) wird das ausgewählte Dokument im Dokumentenarchiv des ausgewählten Teilnehmers hinterlegt. Kleiner Tipp: Administrativ ist einstellbar, ob diese Checkbox default angehakt ist, oder nicht. Nach Klick auf Drucken (6) öffnet sich je nach Auswahl ein Dokument im Word/Excel oder PDF Format mit den Daten der ausgewählten Teilnehmer. Desweiteren gibt es die Möglichkeit eines Sammeldruckes (nur Professional-Edition oder mit Modul Serienausgabe). Hiermit werden mehrere Vorlagen in einem PDF Dokument zusammengefasst. Wählen Sie alle gewünschten Vorlagen mit gehaltener StrgTaste aus und klicken Sie dann auf Drucken. Um die Ausgabe abzubrechen und den Bereich zu verlassen, klicken Sie auf den Zurück Schalter (7). Sie wechseln zurück auf den unter Vorlagen für (3) ausgewählten Bezug.
Die Erstellung des Dokuments kann je nach Komplexität der Daten eine Weile in Anspruch nehmen. Damit Sie in dieser Zeit weiterarbeiten können, wird der Druckauftrag im Hintergrund ausgeführt:
Über das Hauptmenü können Sie während der Dokumenterstellung alle anderen Eingabebereiche von stepnova aufrufen und dort dokumentieren. Während der Dokumenterstellung zeigt der Hauptschalter Drucken einen grünen Punkt.
Wenn die Dokumenterstellung abgeschlossen ist, gibt Ihnen die kleine Zahl am Hauptschalter Drucken darüber Aufschluss. Klicken Sie ihn an, um das erzeugte Dokument aufzurufen.
Falls Sie die Dokumenterstellung lieber abbrechen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Schalter im Oben dargestellten Dialog.
2. Vorlagen Test
Diese Funktion steht nur nach vorheriger Administration der Sichtbarkeit zur Verfügung.
Wenn Sie eine Dokumentvorlage testweise ausgeben möchten, ohne diese vorher über den Ausgabeeditor einzubinden, klicken Sie auf Vorlagen Test (1). Wählen Sie im Modaldialog mit Klick auf Durchsuchen (2) die lokal abgespeicherte Datei aus. Der ausgewählte Pfad wird automatisch in das Feld Dokumentvorlage übernommen. Mit Klick auf Öffnen wird die Dokumentvorlage ausgegeben.
Kleiner Tipp: Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie eine neue Dokumentvorlage erstellen. Erst wenn alle Textmarken ausgeben, was sie sollen und die Formatierung passt, sollte die Vorlage für die Allgemeinheit im Ausgabeeditor hochgeladen werden.
Zusammenfassung
In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:
Ausgabe einer Druckauswahl pro Teilnehmer oder Gruppe über Hauptschalter Drucken > Auswahl Vorlagen für > Auswahl einer Druck bzw. Dokumentvorlage > ggf. Auswahl der Checkboxen >Drucken
Sammelausgabe: mit gehaltener StrgTaste mehrere Dokumente auswählen und auf Drucken klicken. Die Vorlagen werden in einem PDF Dokument zusammengefasst.
Seriendruck: vor der Ausgabe die Checkbox Seriendruck anhaken. Die Vorlage wird für mehrere Teilnehmer gleichzeitig erzeugt.
Archivieren: vor der Ausgaben Archivieren auswählen. Vorlagen für Teilnehmer werden automatisch im Dokumentenarchiv abgelegt.
Schnelltest Dokumentvorlage > Schaltfläche Vorlagen Test > Dokumentvorlage lokal auswählen >Öffnen