Handbuch Gruppenenditor

Im Gruppeneditor haben Sie die Möglichkeit, manuelle, dynamische und Kursgruppen anzulegen. Durch Freigabe dieser Gruppen legen Sie fest, welche Teilnehmer, Kontakte und Personalgruppen für ausgewählte Benutzer sichtbar sind. Das Konzept von stepnova ermöglicht es, über die Freigabe zu bestimmen, in welcher Rolle bzw. Funktion ein Mitarbeiter auf diese Gruppen in der verschiedenen Arbeitsbereichen in stepnova schauen darf und welche Berechtigungen er im Umgang mit den für ihn freigegebenen Gruppen hat. Somit lassen sich zum Beispiel Benutzerrechte für Mitarbeiter, die in mehreren Funktionen (Personalunion) eingesetzt sind, über die Rollenzuweisung steuern. Darüber hinaus können den Gruppen bestimmte Druckvorlagen, Dokumentvorlagen, Produkte (ergo: Maßnahmen) und Kurse zugeordnet werden.
Im Gruppeneditor können Sie Ihre eigene Ordnerstrukturen und Freigaben für ganze Ordner mit darin liegenden Elementen festlegen. Tip: Es empfielt sich - soweit es Ihnen möglich ist - die Struktur aus dem “Produkteditor”, (Ordner, Namensgebungen) im Gruppeneditor gleichzusetzen, um Zugehörigkeiten zu erkennen. Auch im Kurs- und Ausgabeeditor kann eine mit dem Gruppeneditor identische Ordnerstruktur bei der Zuordnung helfen.

Inhaltsübersicht

*kann als Modul erworben werden

1. Erstellung eines neuen Ordners

In der eingeklappten Themeninsel Auswahl von Gruppen werden alle Gruppen alphabetisch sortiert untereinander angezeigt. Um alle vorhandenen Ordner und Gruppen zu sehen, klappen Sie
die Themeninsel über den linken der zwei rechtspositionierten Pfeile (neben der Überschrift Auswahl
von Gruppen) auf.

Um einen neuen Ordner für die Ordnerstruktur zu erstellen, gehen Sie auf den Hauptschalter Neu.
Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Ordner an (1), es öffnet sich ein Modaldialog. Geben Sie hier die Bezeichnung des Ordners sowie den Ort an, in dem Ihr Ordner eingefügt werden soll. Das Dropdownfeld im Ordner (GE) zeigt Ihnen bei Mausklick eine Auswahl der bereits erstellten Ordner an (2).
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Speichern. Ihr Ordner ist damit gespeichert und erscheint rechts im ausgeklappten Modus der Themeninsel Gruppenauswahl.

2. Erstellung einer manuellen Gruppe

Als „manuell“ wird eine Gruppe bezeichnet, wenn das Zuweisen und Entfernen von Gruppenmitgliedern ausschließlich manuell erfolgt, d.h. der Benutzer muss Mitglieder per Mausklick einer Gruppe hinzufügen oder aus ihr entfernen. Zur Erstellung einer manuellen Gruppe gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag “Gruppe” an (1) . Wählen Sie im Modaldialog (2) den Bezug Ihrer Gruppe aus. Sie können Teilnehmer, Kontakt oder Personalgruppen erstellen. Anschließend geben Sie die Bezeichnung für die Gruppe ein und wählen den Ordner aus, in dem die Gruppe in der Ordnerstruktur der Themeninsel abgelegt wird. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern.

Die Themeninsel Auswahl von Gruppen zeigt Ihnen im aufgeklappten Modus die Ordnerstruktur an. Ordner und Gruppen können per Mausklick ausgewählt und nachträglich bearbeitet werden. Bei umfangreichen Strukturen kann es sinnvoll sein, im oberen Feld eine Bezugsauswahl einzustellen (1). Es werden dann nur die Gruppen angezeigt, die sich im ausgewählten Ordner befinden. Sie erhalten somit einen Ausschnitt aus Ihrem Verzeichnisbaum. In dem zweiten Dropdownfeld Freigabestatus (2) der Themeninsel können Sie nach geplanten, aktiven oder inaktiven Gruppen filtern.

2.1 Eintragen von Grund und Gruppendaten

Wählen Sie per Mausklick Ihre Gruppe aus die Sie weiter bearbeiten möchten. Auf der Registerseite Allgemein können Sie weitere Eintragungen zu Ihrer Gruppe tätigen. Eine nachträgliche Umbenennung
oder Verschiebung der Gruppe ist in den Grunddaten (1) über die Felder “Bezeichnung” und “Ordner” möglich, ebenso könenn Sie den Ersteller der Gruppe anpassen.
Bitte vergessen Sie anschliessend nicht Ihre Änderungen über den Hauptschalter zu speichern.

Unter dem Punkt Freigabe (2) finden Sie:

Status geplant: Die Gruppe ist angelegt und im Gruppeneditor sichtbar. Es können noch keine Gruppenmitglieder zugewiesen werden. Die Gruppe ist für Benutzer, die keinen Zugriff auf den Gruppeneditor haben, nicht nutzbar.

Eine Gruppe mit Status aktiv kann von den zugriffsberechtigten Benutzern in den entsprechenden Bereichen genutzt werden.
Der Status inaktiv deaktiviert eine Gruppe, d.h. es können keine Veränderungen mehr an der Gruppe vorgenommen werden; sie ist in den Themeninseln der Arbeitsbereiche nicht mehr sichtbar

In den Feldern von - bis können Sie einen Zeitraum festlegen, in dem die Gruppe aktiv sein soll. Mit einem Häkchen in der Checkbox automatisch wird der Status automatisch dem Freigabezeitraum angepasst.

Unter dem Punkt “Weitere Daten” (3) können Sie Belegungsgrenzen festlegen. Befindet sich die aktuelle Teilnehmerzahl einer Gruppe außerhalb dieser Grenzen, wird die entsprechende Gruppe in der Themeninsel mit roter Textfarbe dargestellt. Im Feld akt. Belegung wird die aktuelle Belegungszahl der Gruppe angezeigt. Dieser Wert füllt sich automatisch, wenn Sie über die Registerseite Gruppenmitglieder (4) Eintragungen vorgenommen haben. Über das Feld „ Fixierung“ wird gesteuert, ob Zuweisungen von Gruppenmitgliedern möglich sein sollen (geschlossen= keine Zuweisung möglich). Die Checkbox Kursgruppe ermöglicht die Umwandlung einer manuellen Gruppe in eine Kursgruppe (siehe Abschnitt 2.2.). Die Zuordnung der Teilnehmer zeigen die Optionsfelder manuell oder dynamisch an (siehe Abschnitt 8.)

2.2 Erstellen einer Kursgruppe

Kursgruppen sind mit dem Kurseditor verknüpft und stehen im Arbeitsbereich Qualifizierung und im Arbeitsbereich FöP/LuV zur Dokumentation zur Auswahl.
Zur Erstellung einer Kursgruppe gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag “Kursgruppe" an (1), es öffnet sich der Modaldialog.

Hier (2) haben Sie anschliessend zwei Möglichkeiten:
Sie entscheiden sich einen bestehenden Kurs auszuwählen , welcher bereits im "Kurseditor" angelegt wurde (siehe Handbuch Kurseditor) oder Sie klicken im Modaldialog auf "Kurs anlegen" und erstellen direkt einen neuen Kurs. Zumeist wird ein bereits existierender Kurs aus dem Kurseditor ausgewählt, welcher bereits Details wie z.B. Termine beinhaltet. Nach Angabe des Kurses und dem Ordner klicken Sie auf speichern.
Die neu erstellte Kursgruppe wird in der Ordnerstruktur der Themeninsel (3) abgelegt.

2.3 Zuweisen von Einzel und Serienterminen

Hinterlegen Sie zur weiteren Planung Termine. So können Räume (mit dem Modul Raumressourcenplanung) und Personal (mit dem Modul Dozentenplanung) für einzelne Tage gebucht werden. Außerdem werden die Termine von Kursgruppen im Arbeitsbereich Qualifizierung zur Buchung benötigt.
Ist Ihre Kursgruppe mit einem existierenden Kurs aus dem Kurseditor verknüpft, wurden dort hinterlegte Termine bereits für die Kursgruppe unter dem Punkt “Termine” (1) übernommen.
Haben Sie beim Anlegen der Kursgruppe jedoch einen neuen Kurs generiert, müssen Sie dort die Termine noch für die Gruppe hinterlegen.
Sie können jederzeit Termine hinzufügen oder über das Löschsymbol entfernen (3) . Um Termine neu anzulegen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu und klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Termin an (2). Es öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie Einzel oder Serientermine erstellen können (4). Für Serientermine wählen Sie den Serientyp aus. Es sind auch mehrere Serientermine mit unterschiedlichen Uhrzeiten nacheinander erstellbar. Mit Hilfe des Übernehmen Schalters lassen sich mehrere Termine nacheinander erstellen, ohne dass sich der Modaldialog schließt. Über die Schaltfläche Speichern werden die Daten in die Übersichtsliste Termin(e) übernommen.

3. Raumbuchung

Mit dem Zusatzmodul Raumressourcenplanung (RRP1) haben Sie Zugriff auf die Registerseite Raumbuchung. Hier werden Räume zu den Terminen gebucht. Für eine Raumbuchung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Auf der Registerseite Allgemein wurden Termine für die Gruppe eingetragen.
Im Raumeditor wurden Räume erstellt und einem Kontakt (z.B. Ihrer Bildungseinrichtung) zugewiesen (siehe Handbuch Raumeditor).

Wählen Sie über den Hauptschalter Neu den Eintrag Raumbuchung. Es öffnet sich ein Modaldialog.
In der linken Liste befindet sich in der Spalte Datum ein voreingestellter Filter, erkennbar an der grünen Hinterlegung des Spaltenkopfes (1). Dieser zeigt alle künftigen Termine ab dem jetzigen Zeitpunkt an. Um auch die vergangenen Termine in der Liste angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf alle Termine anzeigen (2). Wählen Sie in der linken Liste die Termine per Mausklick aus, für die Sie einen Raum buchen möchten. Über die Checkbox alle auswählen (3) markieren Sie alle Termine. Ein erneuter Klick auf einen Termin hebt die Auswahl wieder auf. Wählen Sie im Feld Räume frei bei den gewünschten Kontakt aus. Es werden nun die verfügbaren Räume angezeigt. Ein Häkchen hinter einem Raum (4) zeigt an, dass dieser für alle aus gewählten Termine verfügbar ist. Ein gelbes Warndreieck (5) zeigt an, dass der Raum nicht für alle Termine zur Verfügung steht. Wählen Sie diesen Raum per Mausklick aus, um sich in der linken Spalte die Konflikttermine (6) farbig markiert anzeigen zu lassen.
Die Markierung dient als Hinweis. Sie können die Buchung dennoch vornehmen, wenn mehrere Gruppen gleichzeitig in einem Raum (beispielsweise der Werkstatt) betreut werden sollen.

Mit Speichern schließt sich der Modaldialog und Ihre gebuchten Termine werden angezeigt (1).
Das Entfernen von Räumen ist per Markierung in der Übersichtsliste und Klick auf den Hauptschalter Löschen (2) möglich. Über der Übersichtsliste zur Raumbuchung steuern Sie mit den Optionsschaltern Raumliste und Terminliste (3) die Anzeige der gebuchten Termine.

4. Personalbuchung

Mit dem Zusatzmodul Dozentenplanung (DP1) haben Sie Zugriff auf die Registerseite Personalbuchung. Hier werden Dozenten bzw. Mitarbeiter für eine Gruppe gebucht. Voraussetzung ist, dass Sie im Bereich Personaldaten Mitarbeiter angelegt haben. Zur Personalbuchung gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Personalbuchung an. Es öffnet sich ein Modaldialog. Wählen Sie in der linken Liste die Termine, für die Sie einen Mitarbeiter buchen möchten (1).
In der rechten Spalte werden die Verfügbarkeiten des Personals über Symbole gekennzeichnet (2). Terminkonflikte werden in der linken Spalte farbig markiert (3). Nehmen Sie die Buchungen wie bei der Raumbuchung vor. Mit der Checkbox Mehrfach (4) können Sie einem Termin mehrere Dozenten/Mitarbeiter zuordnen. Wie auch schon bei der Raumbuchung ist in der Spalte Datum eine Filterung nach künftigen Terminen eingestellt. Wenn Sie alle Termine einsehen möchten, klicken Sie auf den alle Termine anzeigen
Button.

Mit der Schaltfläche Übernehmen speichern Sie und übernahmen die gebuchten Mitarbeiter in die Übersichtsliste. Sie bleiben im Modaldialog, um weitere Buchungen vorzunehmen. Mit Speichern schließt sich der Modaldialog und zeigt das gebuchte Personal in der Übersichtsliste an.

Falls erforderlich ist das Entfernen von Personal per Markierung in der Übersichtsliste (1) und Klick auf den Hauptschalter Löschen (2) möglich. Mit den Optionsschaltern Personalliste und Terminliste (3) steuern Sie die Anzeige der Liste.

5. Manuelle Zuweisung von Gruppenmitgliedern / Kursteilnehmern

HINWEIS bzw. grundsätzlicher Unterschied:
Sobald eine Gruppe als Kursgruppe definiert ist (siehe Abschnitt 2.2.), heißt die Registerseite Gruppenmitglieder stattdessen Kursteilnehmer-Buchung. Im Kontextmenü unter dem Hauptschalter
Neu wird aus Gruppenmitglieder dann Teilnehmerbuchung.

5.1 Zuweisung von Gruppenmitgliedern in manuelle Gruppen

Auf der Registerseite Gruppenmitglieder werden Mitglieder zugewiesen. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Gruppenmitglieder (1) an. Es öffnet sich ein Modaldialog. Im Feld Gruppe wählen Sie eine Quellgruppe, aus der Sie Teilnehmer zuweisen möchten. Die angezeigten Teilnehmer können per Mehrfachauswahl (gehaltene STRG Taste) markiert werden. Mit Übernehmen werden die ausgewählten Teilnehmer in die Liste Aktuelle Belegung übernommen. Der Modaldialog bleibt dann offen und es können weitere Teilnehmer ausgewählt werden (2). Mit Speichern speichern Sie und schließen den Modaldialog.

Die hinzugefügten Teilnehmer sind für alle Termine, die Sie bereits für die Gruppe vergeben haben, gebucht. Das Entfernen von Gruppenmitgliedern ist per Markierung in der Übersichtsliste (1) und einem Klick auf den Hauptschalter Löschen (2) möglich. In dem Kontextmenü wählen Sie dafür den Eintrag Gruppenmitglieder aus.

5.2 Zuweisung von Kursteilnehmern

Die Zuweisung von Kursteilnehmern funktioniert analog zur Raumbuchung und Personalbuchung, die in Abschnitt 3. und 4. ausführlich beschrieben sind.

Mit den Optionsschaltern Teilnehmerliste und Terminliste (1) variieren Sie die Anzeige der Übersichtsliste zwischen der Anzeige aller gebuchten Teilnehmer mit Anzahl der gebuchten Termine (siehe Bild) oder der Anzeige aller Termine mit dem jeweiligen Belegungsstand. In beiden Ansichten zeigt das Lupensymbol (2) weitere Buchungsdetails bzw. Belegungsdetails an.

6. Freigabe von Gruppen

Auf der Registerseite Freigabe legen Sie fest, welche Mitarbeiter in den verschiedenen Arbeitsbereichen in stepnova auf eine Gruppe zugreifen dürfen.
Markieren Sie hierzu eine Gruppe in der Themeninsel Gruppenauswahl (1). Alternativ zu dieser Vorgehensweise können Sie im ausgeklappten Modus der Themeninsel auch einen Ordner auswählen (2). Eine Freigabe würde nun für den Ordner (in der gezeigten Grafik: „Kontakte“) und alle darin liegenden Elemente greifen. Werden zu einem späteren Zeitpunkt neue Unterordner und Gruppen in diesen freigegebenen Ordner eingefügt, greift die Freigabe auch für die neuen Elemente. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu (3). Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Freigabe an. Es öffnet sich ein Modaldialog (4). Wählen Sie den Freigabetyp sichtbar, dann die Ebene Benutzer aus. Im Feld Benutzer wird Ihnen die Liste der Mitarbeiter angezeigt, die Ihnen für Freigaben zur Verfügung stehen. Mit Klick auf Speichern speichern Sie.

Nach dem Speichern und Aufruf der Registerkarte “Freigabe” des Ordners “Kontakte” finden Sie den hinzugefügten Mitarbeiter (in diesem Beispiel der Mitarbeiter Fürsorge, Florian).

Soll ein Mitarbeiter einmal aus der Freigabe genommen werden, so entfernen Sie den Eintrag aus der Liste und entfernen diesen über den Hauptschalter Löschen.

Auswirkung dieser Aktion am Beispiel (siehe Grafik unten)
Der Benutzer „Fürsorge, Florian” hat in seinem “Kontaktarchiv” und dort rechts auf der Themeninsel „Gruppe“ jetzt Zugriff auf die Gruppen „Alle Kontakte“, „Auftraggeber“, „Berufsschulen“ und „Betriebe“ und “Bildungsträger”. Das bedeutet, dass er die Gruppen in der Themeninsel auswählen kann und alle darin liegenden Kontakte sieht.

Nach dem gleichen Prinzip wie in diesem Beispiel können Sie im Gruppeneditor auch Freigaben für Teilnehmergruppen (bzw. Ordner) und Mitarbeitergruppen (bzw. Ordner) setzen.

6.1 Erweiterte Freigabemöglichkeiten

Beim Anlegen der Freigaben im Gruppeneditor haben Sie neben “sichtbar” im Modaldialog
weitere Freigabemöglichkeiten zur Auswahl:

Freigabetyp Ausschluss
Im vorgenannten Beispiel wurde der Ordner „Kontakte“ mit allen darin liegenden Kontaktgruppen freigegeben. Sie möchten nun für einen Benutzer die Freigabe nur für eine Gruppe (z.B. „Auftraggeber“) aufheben. Markieren Sie die entsprechende Gruppe und wählen als Freigabetyp Ausschluss und dann den entsprechenden Benutzer aus. Auswirkung dieser Aktion: Die Freigaben der anderen Kontaktgruppen bleiben für den Mitarbeiter erhalten, nur „Auftraggeber“ ist von der Freigabe jetzt ausgenommen.
Hinweis: Es ist besser eine Gruppe für bestimmte Mitarbeiter freizugeben, als erst einmal alles freizugeben
und dann gezielt Ausschlüsse zu setzen.

Freigabetyp Außenbuchung
Wählen Sie bei Kursgruppen diesen Freigabetyp, um Benutzern eine Außenbuchung zu ermöglichen. Benutzer können dann ihre freigegebenen Teilnehmer ohne selber Zugriff auf den Gruppeneditor zu haben in eine Gruppe buchen. Die Gruppe selbst, sowie die darin befindlichen Gruppenmitglieder sind für ihn in den Themeninseln in den verschiedenen Arbeitsbereichen nicht sichtbar. Geben Sie einem Mitarbeiter beide Freigabetypen, um Außenbuchung UND Sichtbarkeit der Gruppe zu ermöglichen.

Freigaben für Benutzergruppen
Mit dem Zusatzmodul Benutzergruppenfreigaben (BGP1) können Sie die Gruppenfreigaben komfortabel auf ganze Benutzergruppen anwenden.

Im Feld Ebene werden Ihnen die im Bereich Administration angelegten Standorte und Konten angezeigt. Wählen Sie eine Ebene z.B. „Konto Betreuer“ aus „Standort Neumünster“. Auswirkung dieser Aktion: Alle Benutzer mit dem Konto Betreuer am Standort Neumünster haben die Freigabe für die ausgewählte
Gruppe bzw. Ordner.

Freigaben für Rollen
Wenn Sie in der Administration Rollen angelegt und mit einem Rechteprofil versehen haben, können Sie Gruppen für einen Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle freigeben.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist in einer Lerngruppe als Ausbilder eingesetzt, dann geben Sie diesem Mitarbeiter diese Gruppe in seiner Rolle als “Ausbilder”. In einer anderen Gruppe ist er zur Unterstützung als Sozialpädagoge im Einsatz, diese Freigabe schalten Sie für den gleichen Mitarbeiter in seiner Rolle als Sozialpädagoge frei. Es werden bei Zugriff des Mitarbeiters auf die jeweiligen Gruppen die den Rollen zugrunde liegenden Benutzerrechte wirksam. Achtung: die Rollenberechtigungen greifen nur in Arbeitsbereichen/Bereichen/Editoren in denen Sie einen Bezug zur mit der Rolle freigegebenen Teilnehmergruppe haben.

Entfernen von Freigaben

Wechseln Sie in der Themeninsel Gruppenauswahl auf die Ebene, für die die Freigabe erfolgt ist (in dieser Grafik im Beispiel auf dem Ordner “Tagesgruppen”) Nun können Sie in der RegS Freigabe den entsprechenden Eintrag auswählen und über den Hauptschalter Löschen von der Liste entfernen.

7. Freigegebene Gruppen nutzen

Die freigegebenen Gruppen können in den Arbeitsbereichen in der Themeninsel Gruppe aufgerufen werden. Es werden dann nur die Teilnehmer angezeigt, die sich in dieser Gruppe befinden. Zudem greifen bei Zugriff auf Teilnehmer dieser Gruppe die Benutzerrechte, die der Mitarbeiter ggf. gemäß seiner Rollenzuweisung für diese Gruppe hat. Die gleiche Möglichkeit bietet sich auch für Kontaktgruppen und Personalgruppen. Die für den Benutzer freigegebenen Kontakte bzw. Mitarbeiter werden im Kontaktarchiv bzw. im Bereich Personaldaten in den Themeninseln angeboten.

8.Erstellen von dynamischen Gruppen*

Im Gegensatz zu einer manuellen Gruppe erfolgt die Zuweisung von Gruppenmitgliedern automatisch nach festgelegten Kriterien. Erfüllt ein Teilnehmer, Kontakt oder Mitarbeiter diese Kriterien, wird er automatisch einer dynamischen Gruppe zugeordnet. Fällt das Kriterium weg, wird das Subjekt aus der Gruppe automatisch („selbstverwaltend“) wieder entfernt. Für die dynamische Gruppenerstellung kann es hilfreich sein, sich vorher Suchfilter zu erstellen. (siehe Handbücher „Suchprofileditor“ und „Bereich Suche“). Die Möglichkeit, Suchfilter nach eigenen Kriterien zu erstellen und für dynamische Gruppen zu nutzen, steht Ihnen mit dem Modul Gruppenfilter Professionell (GFP1) zur Verfügung.

Wählen Sie über den Hauptschalter Neu im Kontextmenü den Eintrag Dynamische Gruppe (1).
Es öffnet sich ein Modaldialog. Geben Sie im Feld Bezug an, ob sich die Gruppe auf Teilnehmer, Kontakte oder Personal beziehen soll (2). Wenn Sie hier die Auswahl Teilnehmer treffen, dann erweitert sich der Modaldialog um die Felder Produkt, BetreuerIn und die Checkbox Standardbetreuer/-in. Im Feld
Quellgruppe geben Sie an, auf welche Gruppe der Filter bzw. die Dynamik angewandt werden soll. Im Feld Suchfilter können Sie auf Suchfilter zurückgreifen, die vorab über den Bereich Suche erstellt worden sind. Im Feld Produkt stehen alle Produkte bzw. Maßnahmen als Filterkriterien zur Verfügung.

Mit den Feldern Suchfilter, Produkt und Betreuer/-in können Sie sich Kriterien zusammenstellen, nach denen sich die dynamische Gruppe bilden soll.
Im Detail:
Das Feld Betreuer/-in (3) dient zur Filterung nach Betreuern aus dem Arbeitsbereich Teilnehmerdaten.
Mit Klick auf den grauen Pfeil rechts neben dem Feld Betreuer/-in, lassen sich auch gleichzeitig mehrere Betreuer auswählen um mehrere Betreuungsgruppen gleichzeitig einzurichten. Halten Sie dazu auf Ihrer
Tastatur die “Pfeil nach oben”- Taste gedrückt und wählen Sie die Mitarbeiter per Klick aus.
Zusätzlich lässt sich über die Checkbox Standardbetreuer (4) die Einschränkung vornehmen, dass nur Betreuer berücksichtigt werden, die als Standardbetreuer/-in im Bereich Teilnehmerdaten markiert wurden.
Vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihre Gruppe (5). Bei Betreuungsgruppen ist es ausreichend einen einfachen Namen (wie in der Grafik z.B. Betreuungsgruppe) zu verwenden, denn der Name des gewählten Betreuers setzt sich nach dem speichern automatisch dahinter.
In dem Feld im Ordner (GE) (6) bestimmen Sie abschliessend noch, in welchen übergeordneten Ordner die Gruppe abgelegt werden soll.
Unten finden Sie noch eine Checkbox = “Dokumentenarchivierung”. Diese wird diese bei Bedarf angehakt,
wenn Sie für die Gruppe gesammelt Dokumente in das Dokumentenarchiv ablegen möchten.

Haben Sie alle Angaben für Ihre Dynamische Gruppe gemacht können Sie entweder die Gruppe über “Speichern” erstellen (7) und der Modaldialog schliesst sich ODER per Klick auf “Übernehmen” die gemachten Angaben zunächst im Hintergrund speichern, der Modaldialog bleibt offen und Sie können direkt weitere Gruppen anlegen. Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf “Speichern” und alle angelegten Gruppen werden erstellt. Wenn Sie nicht speichern möchten klicken Sie auf “Schließen”, es werden dann keine Gruppen erstellt.

Möchten Sie Ihre erstellte Dynamische Gruppe bearbeiten, so wählen Sie diese Gruppe in der Themeninsel für die Gruppenauswahl rechts aus. Jetzt können Sie auf der linken Seite die gewünschten Registerseiten aufrufen und analog zu den zuvor erklärten Beschreibungen bearbeiten. Nach erfolgter Änderung vergessen Sie bitte nicht zu speichern!

Bei Dynamischen Gruppen können Sie auf der Registerseite Allgemein per Klick auf das kleine Notizblock-Symbol (2) unter “Zuordnung” den Modaldialog für Filtereinstellungen zu der Gruppe öffnen und dort aktualisieren. Die derzeit eingestellten Filterkriterien werden Ihnen dort noch einmal angezeigt (3).

Zum Entfernen von Gruppen wählen Sie diese in der Themeninsel Gruppenauswahl aus und wählen über den Hauptschalter Löschen im Kontextmenü den Eintrag Gruppe.

Sobald die Gruppe erstellt ist, füllt sich die Registerseite Gruppenmitglieder mit Teilnehmern (Kontakten oder Personal), die den festgelegten Kriterien entsprechen. Dynamisch zugewiesene Mitglieder werden in der Spalte Zuordnungstyp mit dem Eintrag dynamisch gekennzeichnet.

9. Summenzeichen

In der Themeninsel Gruppenauswahl wird bei allen Gruppen rechts neben der Gruppeanstelle der Belegungszahlen ein Summenzeichen „Σ“ angezeigt. Mit Klick auf das „Σ“ wird die aktuelle Anzahl berechnet und angezeigt. (Diese nachträgliche Berechnung beschleunigt das Aufrufen von großen Gruppen

10. Zuordnung

Auf der Registerseite Zuordnung legen Sie fest, welche Druckvorlagen, Dokumentvorlagen, Produkte (Maßnahmen) und Kurse für die ausgewählte Gruppe zur Verfügung stehen. Dies bedeutet, dass für die entsprechende Gruppe nur diejenigen Elemente sichtbar und damit auswählbar sind, die hier zugeordnet wurden. Die Zuordnungsmöglichkeit Ausschluss ermöglicht es, Elemente auf übergeordneter Ebene zuzuordnen und dann die Sichtbarkeit nur für einzelne darunterliegende Ebenen wegzuschalten. Dies vereinfacht stark die Administration der Freigaben für differenzierte Zugriffsberechtigungen auf Standort und Gruppenebenen.

Um eine neue Zuordnung vorzunehmen, markieren Sie in der rechten Themeninsel Auswahl von Gruppen eine Gruppe oder einen Ordner, klicken dann auf den Hauptschalter Neu und wählen den Eintrag Zuordnung. Es öffnet sich ein Modaldialog. Im Auswahlfeld Zuordnung (1) legen Sie fest, ob Sie etwas sichtbar machen oder einen Ausschluss setzen wollen. Im Auswahlfeld Typ (2), wählen Sie zwischen Dokumentvorlage, Druckvorlage, Produkt und Kurs aus. Danach erscheint kontextsensitiv ein weiteres Auswahlfeld für den vorher gewählten Typ. Ein Klick auf Speichern schließt den Modaldialog und übernimmt die Eintragungen in die Übersichtsliste.

Druckvorlagen und Dokumentvorlagen, die hier zugeordnet werden, stehen dann im Bereich Ausgabe zur Verfügung. Produkte (Maßnahmen) müssen zugeordnet werden, damit sie im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten auf der Registerseite Produkt und beim Teilnehmer Neueintrag ausgewählt werden können. Die Zuordnung von Kursen wirkt sich auf den Arbeitsbereich Qualifizierung und den Arbeitsbereich FöP/LuV (Registerseite Kursplan) aus.

Zuordnungen, die auf Ordnerebene vorgenommen werden, werden automatisch auf alle darunterliegenden Ordner und Gruppen vererbt. Diese Vererbung wird in der Übersichtsliste durch graue Schriftfarbe dargestellt. Die Spalte Herkunft (1) gibt Aufschluss darüber, in welchem Ordner die Zuordnung ursprünglich vorgenommen wurde. Wenn Sie Zuordnungen wieder entfernen wollen, wechseln Sie auf die „Herkunftsebene“ (z.B. oberste Ebene Kunde oder entsprechende Ordnerebene). Dort wird der Zuordnungseintrag in der Übersichtsliste dann in schwarz angezeigt, lässt sich markieren und über den Hauptschalter Löschen (2) entfernen.

Hinweis: Wenn möglich sollte über die Standardzuordnungen gearbeitet werden. Dies wird in den jeweiligen Editoren (Produkteditor, Ausgabeeditor, Kurseditor) eingestellt.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:

Über den Gruppeneditor lassen sich manuelle und dynamische* Gruppen erstellen.
Sie können teilnehmerbezogene, mitarbeiterbezogene und kontaktbezogene Gruppen erstellen.
Sie können Kursgruppen erstellen bei denen die Termine für Kurse direkt zugefügt/entfernt werden können, aber auch im Kurseditor hinterlegte Kurse und Termine übernommen werden können
Es lassen sich Einzel und Serientermine, Räume*, Personal* sowie Gruppen bzw. Kursteilnehmer einer Gruppen zuweisen
Bei dynamischen Gruppen* handelt es sich um sich selbstverwaltende Gruppen; bei statischen Gruppen erfolgt die Zuweisung der Gruppenmitglieder manuell.
Selbsterstellte Ordnerstrukturen sorgen für Übersichtlichkeit.
Ordner und Gruppen können für Benutzer freigegeben bzw. gesperrt werden.
Über den Gruppeneditor legen Sie auch fest, welcher Benutzer auf welche Mitarbeiter, Kontakte und Maßnahmen Zugriff hat.
Über die Rollenzuweisung greifen die administrativ zugewiesenen Benutzerrechte im Umgang mit der freigegebenen Rolle.
Auf der Registerseite Zuordnung werden den Gruppen Dokumentvorlagen, Druckvorlagen, Produkte und Kurse zugeordnet, damit diese in den entsprechenden Arbeitsbereichen zur Auswahl zur Verfügung stehen.