Folgende Angaben sind mit besten Wissen und Gewissen erstellt, die Vollständigkeit und Richtigkeit können wir trotz gewissenhafter Prüfung nicht gewährleisten. Bei Fragen zur Abrechnungsvorlage wenden Sie sich bitte an Ihre Agentur für Arbeit.
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.png?version=2&modificationDate=1713789244807&cacheVersion=1&api=v2&width=170) Sie kennen stepnova noch nicht? Dann stöbern Sie hier durch unsere Webseite, dort finden Sie alle wichtigen Informationen rund um unsere Dokumentationssoftware stepnova. Fordern Sie auf unser Webseite auch gerne einen kostenlosen Testzugang an und probieren Sie stepnova zwei Wochen lang aus. |
Inhalt:
1. Vorbereitung der stepnova-Datenbank für AsA flex Maßnahmen
1.1 Personaldaten
1.2 Produkteditor
1.2.1 Maßnahme/ Produkt anlegen
1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
1.2.3 Empfänger hinterlegen
1.2.4 Digitale Signatur hinterlegen
1.2.5 Stundenkontingent hinterlegen
1.2.6 Stundenkontingent abrechnen
2. Teilnehmer im AsA flex-Verlauf (Begleitende Phase)
2.1. Anmeldephase
2.2. Dokumentation der Teilnehmerdaten
2.3. Dokumentation von Anwesenheits- und Fehlzeiten
2.4. Dokumentation der LuV (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung)
2.5. Dokumentation der Stabilisierungselemente in Beratung
2.6. Dokumentation des Stütz- und Förderunterrichtes in Qualifizierung
3. Beendigung der Maßnahme
3.1 Vorzeitige / Reguläre Beendigung
1. Vorbereitung der stepnova-Datenbank für AsA flex Maßnahmen
Um mit stepnova Ihre AsA flex -Maßnahmen über die eM@w Schnittstelle abzubilden, müssen Sie die Datenbank in unterschiedlichen Bereichen voreinstellen.
1.1 Personaldaten
Mitarbeiter anlegen: Im Bereich “Personaldaten” müssen alle Mitarbeiter angelegt werden, die mit stepnova zukünftig arbeiten sollen. In diesem Bereich wählen Sie über den Hauptschalter “Neu” (1) den Eintrag “Personal”. Geben Sie nun die Personendaten ein. In dem Feld “Kontaktzuordnung” lässt sich der Mitarbeiter einem Kontakt zuordnen, so dass dieser Mitarbeiter im Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten”, Registerseite “Betreuung”, sowie im Bereich “Kontaktarchiv” unter “Ansprechpartne”r angeboten wird. Diese Zuordnung gewinnt an Relevanz, wenn mehrere Standorte oder auch Träger auf einer gemeinsamen Datenbank arbeiten. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder, die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern" (2) Ihre Daten sichern.
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1.2 Produkteditor
stepnova bietet mit dem Produkttyp “@ AsA flex“ genau die Voreinstellungen, die es Ihnen ermöglichen, die Assistierte Ausbildung flexibel so zu dokumentieren, dass sie den Vorgaben des Auftraggebers bzgl. der eM@w -Schnittstelle gerecht wird.
1.2.1 Maßnahme/ Produkt anlegen
Um die AsA flex -Maßnahmen anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter “Neu” (1) auf den Eintrag “Produkt” .
Um Maßnahmen einzurichten, die über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) verwaltet werden, aktivieren Sie die Checkbox “eM@w” . Daraufhin werden die beiden Registerseiten “eM@w - Administration” und “Ereignisse” eingeblendet und im Feld “Produkttyp” stehen jetzt ausschließlich die eM@w-Produkttypen zur Auswahl. Wählen Sie hier “@ AsA flex”, oder eine eigene Kopie, aus. Alle notwendigen und eM@w-relevanten Einstellungen sind somit administrativ voreingestellt. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern” (2) Ihre Daten sichern.
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Da bei der AsA flex die Stundenkontigentierung pro Bedarfstäger (AfA oder JC) abgerechnet wird, muss je Bedarfsträger ein Produkt angelegt werden.
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Auf der Registerseite “Allgemein” befinden sich im unteren Bereich die “Produktinformationen”. Diese sind für die Füllung des Vordruckes für die Monatsabrechnung nötig.
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1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
Auf der Registerseite “eM@w - Administration” werden alle Daten eingetragen, die für die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) notwendig sind. Von Ihrem Bedarfträger (Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter) sollten Sie vor Maßnahmebeginn eine Email mit einer Maßnahmereferenznummer erhalten haben. Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Empfangsdaten” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie das Feld “Maßnahmenummer” und “Behelfsempfänger” füllen müssen. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Ausführliche Informationen zu diesem Bereich können Sie auch dem Handbuch E_Produkteditor entnehmen.
1.2.3 Empfänger hinterlegen
In diesem Bereich hinterlegen Sie die Mitarbeiter, die zu Ihrer AsA flex Maßnahme per Nachricht über die Teilnehmerzuweisungen oder aber über andere Anforderungen des Jobcenters/der Bundesagentur für Arbeit informiert werden sollen. Sollten Sie eine Ordnerstruktur aufgebaut haben, so können Sie die Nachrichtenempfänger gerne auf Ordnerebene hinterlegen. Der Vorteil: bei zukünftigen Maßnahmen würde die Einstellung automatisch aus dem Ordner übernommen werden. So sparen Sie sich etwas Arbeit.
Um einen neuen Empfänger zu hinterlegen, klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) . Im ersten Schritt wählen Sie “Empfänger Teilnehmerereignisse”, um einen Empfänger zu hinterlegen, der die Ereignisse zu den Asa flex Teilnehmern erhalten soll (z. B. Teilnehmerzuweisungen in Fom von Kontaktanmeldungen). Im zweiten Schritt klicken Sie auf Hauptschalter “Neu” und Eintrag “Empfänger Trägerereignisse”, um dort einen Empfänger zu hinterlegen, der die Trägerereignisse erhalten soll (z.B. Aufforderung zur Übermittlungd der Begleitstunden). Es öffnet sich ein Modaldialog. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte mehr als ein Mitarbeiter Nachrichten erhalten, so klicken Sie bitte auf “übernehmen” (3). Der Modaldialog bleibt geöffnet, leert jedoch die Felder und Sie können weitere Mitarbeiter auswählen und abschließend “Speichern” (2).
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Fehlen Ihnen Mitarbeiter in der Auswahl? Dann legen Sie diese bitte unter den Bereich Personaldaten an.
1.2.4 Digitale Signatur hinterlegen
Die eM@w Schnittstelle nimmt PDF-Dateien nur dann an, wenn diese mit einer von der BA erstellten Signatur gekennzeichnet sind. Die Ausstellung entsprechender Signaturen wird über den User-Help-Desk (UHD) der BA gesteuert. Der UHD ist telefonisch unter 0911/424 221 oder per Email uhdba.anfragen@arbeitsagentur.de erreichbar. Mit dem Stichwort: „Signatur für eM@w“ wird das Anliegen der zuständigen Bearbeitergruppe zugeordnet. Es können pro Maßnahmeträger zwei Signaturen angefordert werden. Die Signatur selbst wird per Email in einer Anlage verschickt (p12-Datei). Die dazugehörige PIN per Post.
Wenn Sie die Email erhalten haben, speichern Sie bitte die anhängende p12-Datei auf Ihrem Rechner ab. Sobald p12-Datei und PIN vorliegen, öffnen Sie im Produkteditor die Registerseite “eM@w - Administration” und dort den Akkordeonbereich “digitale Signatur” . Wählen Sie nun in der Themeninsel “Produkte” die Ebene “Kunde” (durch das Häuschen gekennzeichnet) aus! Klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “digitale Signatur” und hinterlegen Sie nun die PIN und die dazu gehörige Datei. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Die Felder für Bginn und Ende füllen sich eigentlich automatisch mit Daten aus der p12 Datei. Sollte das mal nicht passieren, bitte bei Beginn einfach “heute” und bei Ende “heute in einem Jahr “ eintragen. Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte ein Feld nicht richtig sein, wird es entsprechend eine Feldfehlermeldung mit Hinweis geben. Nach dem Speichern wird Ihnen über die Spalte “Statu”s (3) angezeigt, ob die Signatur aktiv ist. Wenn die digitale Signatur erfolgreich hinterlegt wurde, werden alle erstellten Monatsabrechnungen und Maßnahmeberichte automatisch vor der Übermittlung signiert.
Die Digitale Signatur ist für 1 Jahr gültig. Sie werden 4 Wochen vor Ablauf der Signatur an die von Ihnen hinterlegt Email-Adresse an eine Verlängerung der Signatur erinnert.
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1.2.5 Stundenkontingent hinterlegen
Laut dem Vordruck E1, den Sie bei gewonnener Auschreibung erhalten, hinterlegen Sie je Bedarfsträger die dort mitgeteilten Kontingente.
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Als Eingabehilfe werden bei erster Anlage das Feld “Mindestkontingent”, mit 70 % und die Felder unter der “Kontingentverteilung” automatisch gefüllt.
1.2.6 Stundenkontingent abrechnen
Unter https://www.arbeitsagentur.de/arbeitsmarkt/vordrucke befindet sich der Vordruck zur monatlichen Abrechnung “Vordruck_Übersicht_Gesamtstundenkontingent”. Auf Grundlage dieses Vordruckes basiert die Berechnung der Stundenkontingente in stepnova. Laut der Leistungsbeschreibung sind die tatsächlich monatlich erbrachten Unterstützungselemente, bezogen auf die teilnehmende Person, monatlich zum 9. Kalendertag des Folgemonats beim Bedarfsträger einzureichen (Vordruck Übersicht Gesamtstundenkontingent).
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Über den Hauptschalter “Drucken” (1) , öffnet sich die Maske um für Sie hinterlegte Druckvorlagen zu öffnen. Wählen Sie die Vorlage “Gesamtstundenkontingent” (2) mit einfachem Klick aus und öffnen Sie über “Drucken” (3) die Excelliste mit den Eintragungen Ihrer Maßnahme.
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Um zu erkennen, für welche Teilnehmer die Übermittlung erfolgen soll, können Sie zum Einen den Detailbereich unter der Ereignisstabelle nutzen oder zum Anderen per Doppelklick die Vorschau (1.) öffnen.
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Sollte Ihnen Teilnehmer in der Aufforderung fehlen, so müssen Sie mit Ihrer AfA bzw. JC in Kontakt treten. Sie haben selber keine Möglichkeit weitere Teilnehmer zu übermitteln.
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Zur Übermittlung der Begleitstunden klicken Sie einfach auf versenden (2.).
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Sollten im Nachhinein Änderungen in der Dokumentation erfolgen, so ist über das blaue K ein Korrekturereigniss zu übermitteln!
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Der Text der Nachricht sagt genau aus, wofür die Zustimmung bzw. Ablehnung gekommen ist. (Weil das auslösende Ereignis “Ablehnung” heißt, ist auch hier Text der Nachricht etwas gewöhnungsbedüftig.)
2. Teilnehmer im AsA flex-Verlauf (Begleitende Phase)
2.1. Anmeldephase
Wenn die Kommunikation mit dem Bedarfsträger (Agentur/Jobcenter) über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) erfolgt, müssen die Teilnehmerdatensätze nicht manuell in stepnova angelegt werden. Die Teilnehmerdaten werden bequem aus der eM@w-Anmeldung übernommen.
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Nun erwartet der Bedarfsträger eine Antwort. Eine Rückmeldung über die mögliche Teilnahme. Die Kontaktanmeldung wird im Arbeitsbereich “eM@w” auf der Registerseite “eM@w Verlauf” angezeigt (1). Wenn feststeht, ob der Teilnehmer die Maßnahme beim Bildungsträger antreten wird, erzeugen Sie eine Antwort durch Doppelklick auf die Kontaktanmeldung. Wählen Sie nun im Feld “Zusage/Absage” den passenden Eintrag “Zusage ” oder “Absage” (2). Die weiteren Eingabefelder im Modaldialog passen sich entsprechend an. Bei der Absage wählen Sie einen passenden Grund.
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Die Werte werden nicht automatisch in stepnova übernommen, das muss vom Benutzer manuell vorgenommen werden.
2.2. Dokumentation der Teilnehmerdaten
Nutzen Sie den Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten” für die übersichtliche Verwaltung der Teilnehmerstammdaten.
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Der Stütz - und Förderunterricht wird im Arbeitsbereich Qualifizierung und die Stabilisierungselemente im Arbeitsbereich Beratung dokumentiert. Die unter der Tabelle eingeblendeten Details zeigen Ihnen die aus der Dokumentation resultierenden erbrachten und offenen Stunden im Überblick.
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2.3. Dokumentation von Anwesenheits- und Fehlzeiten
Im Arbeitsbereich “Anwesenheit” werden die Anwesenheitszeiten der Teilnehmer dokumentiert. Die Ansicht ist übersichtlich nach den Kalendertagen gestaltet. Sie wählen selbst aus, ob Sie nur einen Teilnehmer oder eine ganze Gruppe sehen und bearbeiten möchten.
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Die Übermittlung der Anwesenheit erfolgt über die eM@w Schnittstelle automatisch am 8. des Folgemonates.
2.4. Dokumentation der LuV (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung)
Die Bundesagentur für Arbeit hat für die AsA flex Maßnahme 3 LuV’s definiert.
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Diese Überlegung sollte möglichst vor Maßnahmebeginn erfolgen. Ein nachträglicher Produkttypwechsel hat Auswirkungen auf die bereits durchgeführte Dokumentation und könnte unter Umständen Nacharbeit notwendig machen.
2.5. Dokumentation der Stabilisierungselemente in Beratung
Der Arbeitsbereich “Beratung” steht Ihnen für die Dokumentation Ihrer Stabilisierungselemente zur Verfügung.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Beratungsgespräch” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihrer Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und “Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Sollte eine Notwendigkeit bestehen rechtzeitig abgesagte Termin zu dokumentieren, empfiehlt sich hier die Verwendung einer eigenen Gesprächsart. Diese kann administrativ hinzugefügt werden.
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2.6. Dokumentation des Stütz- und Förderunterrichtes in Qualifizierung
Analog zu der Dokumentation von Stabilisierungselementen im Arbeitsbereich “Beratung” wird der Stütz- und Förderunterricht im Arbeitsbereich “Qualifizierung” hinterlegt.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Einzeltermin” öffnet sich ein Modaldialog in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und” Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Wird Unterricht in der Gruppe durchgeführt, so reduziert sich das Teilnehmerkontigent um die Dauer des hinterlegten Zeitraumes. Das Maßnahmekontigent reduziert sich anteilig um die Dauer pro Teilnehmer.
3. Beendigung der Maßnahme
3.1 Vorzeitige / Reguläre Beendigung
Ihre Maßnahmedokumentation muss im Arbeitsbereich “FöP/LuV” abschließend geschrieben werden.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Austritt” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Verbleib” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Ereigniss“ öffnet sich ein Modaldialog, anschließend wählen Sie im Feld Ereignisauswahl “Austritt” und füllen die weiteren Felder. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) versenden Sie den Austritt des Teilnehmers an Ihren Bedarfsträger. Vor dem Versenden können Sie die anghangene LuV (3) noch einmal öffnen und auf Vollständigkeit prüfen.
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