AsA flex Anleitung - Abbildung in stepnova
- Grit Plambeck
- Petra Alfes
- thieles (Unlicensed)
Folgende Angaben sind mit besten Wissen und Gewissen erstellt, die Vollständigkeit und Richtigkeit können wir trotz gewissenhafter Prüfung nicht gewährleisten. Bei Fragen zur Abrechnungsvorlage wenden Sie sich bitte an Ihre Agentur für Arbeit.
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Inhalt:
1. Vorbereitung der stepnova-Datenbank für AsA flex Maßnahmen
1.1 Personaldaten
1.2 Produkteditor
1.2.1 Maßnahme/ Produkt anlegen
1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
1.2.3 Empfänger hinterlegen
1.2.4 Digitale Signatur hinterlegen
1.2.5 Stundenkontingent hinterlegen
1.2.6 Stundenkontingent abrechnen
2. Teilnehmer im AsA flex-Verlauf (Begleitende Phase)
2.1. Anmeldephase
2.2. Dokumentation der Teilnehmerdaten
2.3. Dokumentation von Anwesenheits- und Fehlzeiten
2.4. Dokumentation der LuV (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung)
2.5. Dokumentation der Stabilisierungselemente in Beratung
2.6. Dokumentation des Stütz- und Förderunterrichtes in Qualifizierung
3. Beendigung der Maßnahme
3.1 Vorzeitige / Reguläre Beendigung
1. Vorbereitung der stepnova-Datenbank für AsA flex Maßnahmen
Um mit stepnova Ihre AsA flex -Maßnahmen über die eM@w Schnittstelle abzubilden, müssen Sie die Datenbank in unterschiedlichen Bereichen voreinstellen.
1.1 Personaldaten
Mitarbeiter anlegen: Im Bereich “Personaldaten” müssen alle Mitarbeiter angelegt werden, die mit stepnova zukünftig arbeiten sollen. In diesem Bereich wählen Sie über den Hauptschalter “Neu” (1) den Eintrag “Personal”. Geben Sie nun die Personendaten ein. In dem Feld “Kontaktzuordnung” lässt sich der Mitarbeiter einem Kontakt zuordnen, so dass dieser Mitarbeiter im Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten”, Registerseite “Betreuung”, sowie im Bereich “Kontaktarchiv” unter “Ansprechpartne”r angeboten wird. Diese Zuordnung gewinnt an Relevanz, wenn mehrere Standorte oder auch Träger auf einer gemeinsamen Datenbank arbeiten. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder, die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern" (2) Ihre Daten sichern.
1.2 Produkteditor
stepnova bietet mit dem Produkttyp “@ AsA flex“ genau die Voreinstellungen, die es Ihnen ermöglichen, die Assistierte Ausbildung flexibel so zu dokumentieren, dass sie den Vorgaben des Auftraggebers bzgl. der eM@w -Schnittstelle gerecht wird.
1.2.1 Maßnahme/ Produkt anlegen
Um die AsA flex -Maßnahmen anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter “Neu” (1) auf den Eintrag “Produkt” .
Um Maßnahmen einzurichten, die über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) verwaltet werden, aktivieren Sie die Checkbox “eM@w” . Daraufhin werden die beiden Registerseiten “eM@w - Administration” und “Ereignisse” eingeblendet und im Feld “Produkttyp” stehen jetzt ausschließlich die eM@w-Produkttypen zur Auswahl. Wählen Sie hier “@ AsA flex”, oder eine eigene Kopie, aus. Alle notwendigen und eM@w-relevanten Einstellungen sind somit administrativ voreingestellt. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern” (2) Ihre Daten sichern.
Da bei der AsA flex die Stundenkontigentierung pro Bedarfstäger (AfA oder JC) abgerechnet wird, muss je Bedarfsträger ein Produkt angelegt werden.
Bsp.: Sie bekommen nur Teilnehmer von der Agentur für Arbeit zugewiesen, dann legen Sie ein Produkt an.
Sie bekommen zu einer Vergabenummer Teilnehmer sowohl von der Agentur für Arbeit als auch vom Jobcenter zugewiesen, dann legen Sie zwei Produkte an.
Produktinformationen
Auf der Registerseite “Allgemein” befinden sich im unteren Bereich die “Produktinformationen”. Diese sind für die Füllung des Vordruckes für die Monatsabrechnung nötig.
1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
Auf der Registerseite “eM@w - Administration” werden alle Daten eingetragen, die für die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) notwendig sind. Von Ihrem Bedarfträger (Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter) sollten Sie vor Maßnahmebeginn eine Email mit einer Maßnahmereferenznummer erhalten haben. Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Empfangsdaten” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie das Feld “Maßnahmenummer” und “Behelfsempfänger” füllen müssen. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
Ausführliche Informationen zu diesem Bereich können Sie auch dem Handbuch E_Produkteditor entnehmen.
1.2.3 Empfänger hinterlegen
In diesem Bereich hinterlegen Sie die Mitarbeiter, die zu Ihrer AsA flex Maßnahme per Nachricht über die Teilnehmerzuweisungen oder aber über andere Anforderungen des Jobcenters/der Bundesagentur für Arbeit informiert werden sollen. Sollten Sie eine Ordnerstruktur aufgebaut haben, so können Sie die Nachrichtenempfänger gerne auf Ordnerebene hinterlegen. Der Vorteil: bei zukünftigen Maßnahmen würde die Einstellung automatisch aus dem Ordner übernommen werden. So sparen Sie sich etwas Arbeit.
Um einen neuen Empfänger zu hinterlegen, klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) . Im ersten Schritt wählen Sie “Empfänger Teilnehmerereignisse”, um einen Empfänger zu hinterlegen, der die Ereignisse zu den Asa flex Teilnehmern erhalten soll (z. B. Teilnehmerzuweisungen in Fom von Kontaktanmeldungen). Im zweiten Schritt klicken Sie auf Hauptschalter “Neu” und Eintrag “Empfänger Trägerereignisse”, um dort einen Empfänger zu hinterlegen, der die Trägerereignisse erhalten soll (z.B. Aufforderung zur Übermittlungd der Begleitstunden). Es öffnet sich ein Modaldialog. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte mehr als ein Mitarbeiter Nachrichten erhalten, so klicken Sie bitte auf “übernehmen” (3). Der Modaldialog bleibt geöffnet, leert jedoch die Felder und Sie können weitere Mitarbeiter auswählen und abschließend “Speichern” (2).
Fehlen Ihnen Mitarbeiter in der Auswahl? Dann legen Sie diese bitte unter den Bereich Personaldaten an.
1.2.4 Digitale Signatur hinterlegen
Die eM@w Schnittstelle nimmt PDF-Dateien nur dann an, wenn diese mit einer von der BA erstellten Signatur gekennzeichnet sind. Die Ausstellung entsprechender Signaturen wird über den User-Help-Desk (UHD) der BA gesteuert. Der UHD ist telefonisch unter 0911/424 221 oder per Email uhdba.anfragen@arbeitsagentur.de erreichbar. Mit dem Stichwort: „Signatur für eM@w“ wird das Anliegen der zuständigen Bearbeitergruppe zugeordnet. Es können pro Maßnahmeträger zwei Signaturen angefordert werden. Die Signatur selbst wird per Email in einer Anlage verschickt (p12-Datei). Die dazugehörige PIN per Post.
Wenn Sie die Email erhalten haben, speichern Sie bitte die anhängende p12-Datei auf Ihrem Rechner ab. Sobald p12-Datei und PIN vorliegen, öffnen Sie im Produkteditor die Registerseite “eM@w - Administration” und dort den Akkordeonbereich “digitale Signatur” . Wählen Sie nun in der Themeninsel “Produkte” die Ebene “Kunde” (durch das Häuschen gekennzeichnet) aus! Klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “digitale Signatur” und hinterlegen Sie nun die PIN und die dazu gehörige Datei. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Die Felder für Bginn und Ende füllen sich eigentlich automatisch mit Daten aus der p12 Datei. Sollte das mal nicht passieren, bitte bei Beginn einfach “heute” und bei Ende “heute in einem Jahr “ eintragen. Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte ein Feld nicht richtig sein, wird es entsprechend eine Feldfehlermeldung mit Hinweis geben. Nach dem Speichern wird Ihnen über die Spalte “Statu”s (3) angezeigt, ob die Signatur aktiv ist. Wenn die digitale Signatur erfolgreich hinterlegt wurde, werden alle erstellten Monatsabrechnungen und Maßnahmeberichte automatisch vor der Übermittlung signiert.
Die Digitale Signatur ist für 1 Jahr gültig. Sie werden 4 Wochen vor Ablauf der Signatur an die von Ihnen hinterlegt Email-Adresse an eine Verlängerung der Signatur erinnert.
1.2.5 Stundenkontingent hinterlegen
Laut dem Vordruck E1, den Sie bei gewonnener Auschreibung erhalten, hinterlegen Sie je Bedarfsträger die dort mitgeteilten Kontingente.
Die Einträge werden direkt auf der Registerseite hinterlegt und über den Hauptschalter “Speichern” gesichert.
Als Eingabehilfe werden bei erster Anlage das Feld “Mindestkontingent”, mit 70 % und die Felder unter der “Kontingentverteilung” automatisch gefüllt.
1.2.6 Stundenkontingent abrechnen
Unter https://www.arbeitsagentur.de/arbeitsmarkt/vordrucke befindet sich der Vordruck zur monatlichen Abrechnung “Vordruck_Übersicht_Gesamtstundenkontingent”. Auf Grundlage dieses Vordruckes basiert die Berechnung der Stundenkontingente in stepnova. Laut der Leistungsbeschreibung sind die tatsächlich monatlich erbrachten Unterstützungselemente, bezogen auf die teilnehmende Person, monatlich zum 9. Kalendertag des Folgemonats beim Bedarfsträger einzureichen (Vordruck Übersicht Gesamtstundenkontingent).
Der Vordruck füllt sich mit den Inhalten Ihrer ausgewählten Maßnahme.
Über den Hauptschalter “Drucken” (1) , öffnet sich die Maske um für Sie hinterlegte Druckvorlagen zu öffnen. Wählen Sie die Vorlage “Gesamtstundenkontingent” (2) mit einfachem Klick aus und öffnen Sie über “Drucken” (3) die Excelliste mit den Eintragungen Ihrer Maßnahme.
Die Art der Übermittlung zu Ihrem Bedarfsträger muss intern abgestimmt werden.
Zusätzlich zur Abrechnung per Excelliste wird ab August/2022 das Ereignis “Aufforderung zur Übermitllung der Begleitstunden” über die eM@w Schnittstelle genutzt.
Um zu erkennen, für welche Teilnehmer die Übermittlung erfolgen soll, können Sie zum Einen den Detailbereich unter der Ereignisstabelle nutzen oder zum Anderen per Doppelklick die Vorschau (1.) öffnen.
Sollte Ihnen Teilnehmer in der Aufforderung fehlen, so müssen Sie mit Ihrer AfA bzw. JC in Kontakt treten. Sie haben selber keine Möglichkeit weitere Teilnehmer zu übermitteln.
Die Werte für die Übermittlung werden genau wie die Befüllung zur Excelliste aus den Dokumentation in Arbeitsbereich Beratung (SbB) und Qualifizierung (SuF) gezogen.
Zur Übermittlung der Begleitstunden klicken Sie einfach auf versenden (2.).
Sollten im Nachhinein Änderungen in der Dokumentation erfolgen, so ist über das blaue K ein Korrekturereigniss zu übermitteln!
Mitteilung zur Änderung der Stundenanzahl
Die Bundesagentur für Arbeit versendet ein Ereignis AsaAenderungStundenanzahl. Dieses Ereignis ist dazu gedacht, maßnahmebezogene Stundenkontingente für Stütz- und Förderunterricht entweder aufzustocken oder zu reduzieren, und zwar jeweils für ein gegebenes Maßnahmejahr.zu reduzieren, und zwar jeweils für ein gegebenes Maßnahmejahr.
Es handelt sich um ein maßnahmebezogenes reaktives Ereignis im Produkteditor auf der Registerseite “Ereignisse”, das mit einem Doppelklick beantwortet wird. Es öffnet sich ein Modaldialog, der zwei Optionen bietet. Man kann der Veränderung zustimmen:
oder (durch Auswahl im Dropdown im unteren Teil des Modaldialogs) die Veränderung ablehnen und einen Gegenvorschlag machen:
Die Ablehnung/der Gegenvorschlag wird von der Bundesagentur für Arbeit mit einer Zustimmung oder Ablehnung beantwortet:
Der Text der Nachricht sagt genau aus, wofür die Zustimmung bzw. Ablehnung gekommen ist. (Weil das auslösende Ereignis “Ablehnung” heißt, ist auch hier Text der Nachricht etwas gewöhnungsbedüftig.)
2. Teilnehmer im AsA flex-Verlauf (Begleitende Phase)
2.1. Anmeldephase
Wenn die Kommunikation mit dem Bedarfsträger (Agentur/Jobcenter) über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) erfolgt, müssen die Teilnehmerdatensätze nicht manuell in stepnova angelegt werden. Die Teilnehmerdaten werden bequem aus der eM@w-Anmeldung übernommen.
Der Ablauf beginnt immer damit, dass der Bedarftsträger pro Teilnehmer eine Kontaktanmeldung schickt. Am darauf folgenden Tag erhalten Sie eine Nachricht in stepnova - aus dieser können Sie die Daten übernehmen. Bestimmen Sie selbst, welche Informationen in stepnova hinterlegt werden sollen. Sämtliche Daten (z.B. die Adressdaten des Teilnehmers) können um eigene Angaben ergänzt werden.
Durch das Speichern wird der Teilnehmerdatensatz in stepnova angelegt und steht nun zur Bearbeitung zur Verfügung.
Nun erwartet der Bedarfsträger eine Antwort. Eine Rückmeldung über die mögliche Teilnahme. Die Kontaktanmeldung wird im Arbeitsbereich “eM@w” auf der Registerseite “eM@w Verlauf” angezeigt (1). Wenn feststeht, ob der Teilnehmer die Maßnahme beim Bildungsträger antreten wird, erzeugen Sie eine Antwort durch Doppelklick auf die Kontaktanmeldung. Wählen Sie nun im Feld “Zusage/Absage” den passenden Eintrag “Zusage ” oder “Absage” (2). Die weiteren Eingabefelder im Modaldialog passen sich entsprechend an. Bei der Absage wählen Sie einen passenden Grund.
Bei einer Zusage verbleibt der Teilnehmer im Status “Warteliste”.
Eine Absage stellt den Teilnehmer in den Status “inaktiv”.
Den Status “aktiv” bekommt der Teilnehmer, wenn auf Grund Ihrer Zusage eine Anmeldung zur Maßnahme mit einem Einrtitt bestätigt wird.
Sollte eine Übermittlung des Teilnehmerkontingentes im Feld Bemerkung erfolgen, so ost dieses in den Arebitsbereich Teilnehmerdaten/ Registerseit Stundenkontignet manuell zu übernehmen.
Im Arbeitsbereich eM@w ist es möglich, ein Ereignis AsAAenderungStundenFoerderdauer zu versenden. Der Träger teilt der BA mit, dass er eine Änderung des Stundenkontingents wünscht. Es wird ein Zeitraum angegeben, das Element, für das die Änderung gewünscht wird (SuF oder SBB) und die Anzahl der Stunden.
Das Bemerkungsfeld lässt maximal 1024 Zeichen zu.
Die Bundesagentur für Arbeit reagiert darauf mit einer Standard-Zustimmung oder Ablehnung.
Die Werte werden nicht automatisch in stepnova übernommen, das muss vom Benutzer manuell vorgenommen werden.
2.2. Dokumentation der Teilnehmerdaten
Nutzen Sie den Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten” für die übersichtliche Verwaltung der Teilnehmerstammdaten.
Ausführliche Informationen zu diesem Bereich können Sie auch dem Handbuch “AB_Teilnehmerdaten” entnehmen.
Dieser Bereich bietet Ihnen mehrere Registerseiten zur internen Nutzung. Hier besteht jedoch kein Austausch über die eM@w Schnittstelle mit den Bedarfsträgern. Sollten Sie diese Seiten nicht nutzen wollen, empfiehlt es sich, diese administrativ “auszublenden”.
Notwedige Registerseiten sind:
1. Produkt/ Maßnahme
2. Personendaten
3. Stundenkontingent
4. Austritt
5. Betreuung (Dokumentation des Std. Betreuers ist LuV relevant)
Wichtig ist die Dokumentation der Registerseite “Stundenkontingent”!
Auf der Registerseite “Stundenkontingent” wird das individuelle Teilnehmerkontingent hinterlegt.
Laut der fachlichen Weisung AsA flex der Bundesagentur für Arbeit Abs. 10. § 75 Absatz 3 SGB III – Festlegung des Unterstützungsbedarfes: “(3) 1 Die Agentur für Arbeit legt die erforderlichen Unterstützungselemente nach Beratung des förderungsberechtigten jungen Menschen in Abstimmung mit dem Träger der Maßnahme im Einzelfall fest. Sie überprüft die Erforderlichkeit regelmäßig in Abstimmung mit dem Träger.”
In der Übersichtsliste hinterlegen Sie über “Neu” “Stundenkontingent” zu einem bestimmten Zeitraum (z.B.: für die ersten 3 Monate) die abgestimmten Stunden je Unterstütungselement.
Die Angaben erfolgen in Stunden! Sollten Sie von Ihrem Bedarfsträger für die Stütz- und Förderelmente Unterrichtseinheiten (1UE= 45 Min) übermittelt bekommen, so ist hier eine Umrechnung auf Stunden notwendig!
Der Stütz - und Förderunterricht wird im Arbeitsbereich Qualifizierung und die Stabilisierungselemente im Arbeitsbereich Beratung dokumentiert. Die unter der Tabelle eingeblendeten Details zeigen Ihnen die aus der Dokumentation resultierenden erbrachten und offenen Stunden im Überblick.
2.3. Dokumentation von Anwesenheits- und Fehlzeiten
Im Arbeitsbereich “Anwesenheit” werden die Anwesenheitszeiten der Teilnehmer dokumentiert. Die Ansicht ist übersichtlich nach den Kalendertagen gestaltet. Sie wählen selbst aus, ob Sie nur einen Teilnehmer oder eine ganze Gruppe sehen und bearbeiten möchten.
Die Dokumentation erfolgt in diesem Bereich durch Klick in das entsprechende Feld, Füllung des Feldes und Speichern über den Hauptschalter. Oder als Sammeleintrag für eine gesamte Gruppe.
Perspektivisch soll auch eine ANW Dokumentation über die Dokumentation in den Bereichen “Beratung” und “Qualifizierung” möglich sein.
Zusätzlich ist für jeden Tag auch ein Tagesvermerk möglich. Dieser ist jedoch eine interne Dokumentation und wird nicht über eM@w an das Jobcenter/BA übermittelt. Tagesvermerke werden mit einem roten Strich unter dem Tag gekennzeichnet.
Wochenenden müssen lediglich dann dokumentiert werden, wenn sie von anwesend/X abweichen. Wenn Sie die Felder leer lassen, wird automatisch ein “anwesend” übermittelt.
Die Anwesenheitskürzel sind durch die eM@w Schnittstelle vorgegeben, hier können keine Änderungen vorgenommen werden.
Die Übermittlung der Anwesenheit erfolgt über die eM@w Schnittstelle automatisch am 8. des Folgemonates.
2.4. Dokumentation der LuV (Leistungs- und Verhaltensbeurteilung)
Die Bundesagentur für Arbeit hat für die AsA flex Maßnahme 3 LuV’s definiert.
Die Start-, Verlaufs- und Abschluss LuV’s sind zu bestimmten Zeitpunkten über die eM@w Schnitstelle zu versenden.
Entsprechend der Vordrucke auf https://www.arbeitsagentur.de/arbeitsmarkt/vordrucke werden die Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen in stepnova zur Verfügung gestellt.
Wo Sie dokumentieren müssen um die Vorlage zu füllen, wird in den Ausfüllhinweisen unter Ausfüllhinweise LuV beschrieben.
Im Arbeitsbereich “LuV/ FöP” stehen Ihnen mit unserem Systemprodukttypen “@AsA flex” drei Registerseiten für die Dokumentation zur Verfügung.
Wenn ein Bereich Auswirkung auf die Füllung der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung hat, dann ist dieser mit einem “@” gekennzeichnet.
Sollten Sie für Ihre Föderplandokumentation weitere Bereiche benötigen, so ist das über einen eigenen Produkttypen möglich.
Diese Überlegung sollte möglichst vor Maßnahmebeginn erfolgen. Ein nachträglicher Produkttypwechsel hat Auswirkungen auf die bereits durchgeführte Dokumentation und könnte unter Umständen Nacharbeit notwendig machen.
2.5. Dokumentation der Stabilisierungselemente in Beratung
Der Arbeitsbereich “Beratung” steht Ihnen für die Dokumentation Ihrer Stabilisierungselemente zur Verfügung.
Laut Vordruck für die Monatsabrechnung sind drei Möglichkeiten einer abrechnungsrelevanten Dokumentation möglich. Diese spiegeln sich in den hinterlegten Gesprächsarten wieder.
Wenn Sie zusätzliche Gesprächsarten benötigen, sind diese administrativ einstellbar. Individuell angelegte Gesprächsarten haben keinen Einfluß auf das Teilnehmer - oder Maßnahmekontingent. Die Auswahl wird daher nicht als abrechnungsrelevant dargestellt.
Einzelgespräch
Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Beratungsgespräch” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihrer Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und “Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
Gespräche mit Arbeitgeberkontakt
Nimmt der Arbeitgeber des Teilnehmers an einem Gespräch teil, so setzen Sie zusätzlich den Haken im Feld “Arbeitgeberkontakt”.
Gruppengespräche
Führt ein/e Sozialpädagoge/in ein Gespräch mit mehr als einen Teilnehmer, so kann über die Teilnehmerliste durch Klick auf die weiteren Teilnehmer (Strg + klick) eine Gruppendokumentation erfolgen. Der Eintrag wird dann auch bei diesem Teilnehmer im Bereich Beratung abgespeichert.
Ein Übertragen auf mit dem Pfeil der Hauptmenüzeile ist somit nicht mehr notwendig und wurde daher deaktiviert.
Auswirkungen auf die Kontingente:
Beispiel von oben: 1 Sozialpädagoge berät Benni und Mandy von 10.00-11:00 Uhr.
Auf Grund des Vordrucks für die Monatsabrechnung wird sich das Maßnahmekontigent um 1 Stunde und das jeweilige Teilnehmerkontigent um 0,5 Stunden reduzieren.
Nicht rechtzeitig abgesagte Gesprächstermine:
Laut der fachlichen Weisung:
“Ein ausgefallenes Unterstützungselement wird vergütet, wenn der Maßnahmeträger den Ausfall nicht zu vertreten hat und über den Ausfall nicht rechtzeitig informiert wurde.”
Um das Maßnahmekontingent zu reduzieren ist es notwendig den Ausfall zu dokumentieren. Sie dokumentieren das Gespäch, aber entfernen vor den Speichern den Haken bei “anwesend”!
Das Maßnahmekontingent wird dann um 1 Stunde reduziert. Vom Teilnehmerkontingent wird ebenfalls 1 Stunde abgezogen.
Rechtzeitig abgesagte Gesprächstermine:
Sollte eine Notwendigkeit bestehen rechtzeitig abgesagte Termin zu dokumentieren, empfiehlt sich hier die Verwendung einer eigenen Gesprächsart. Diese kann administrativ hinzugefügt werden.
2.6. Dokumentation des Stütz- und Förderunterrichtes in Qualifizierung
Analog zu der Dokumentation von Stabilisierungselementen im Arbeitsbereich “Beratung” wird der Stütz- und Förderunterricht im Arbeitsbereich “Qualifizierung” hinterlegt.
An dieser Stelle sei noch einmal erwähnt, dass stepnova über die Administration individualisierbar ist. Sie können also den Arbeitsbereich “Qualifizierung” auch umbennen in z.b.: “Unterricht”.
Einzelunterricht
Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Einzeltermin” öffnet sich ein Modaldialog in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und” Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
Die Felder “Kursordner” und “verfügbare Kurse” mit geplanten Terminen haben ihren Ursprung im Kurseditor. Der Kurseditor ermöglicht Ihnen die Auswahleinstellungen zu definieren.
Wird ein Unterricht mit einem Teilnehmer durchgeführt und dokumentiert, so reduziert sich das Teilnehmerkontigt um die Dauer des hinterlegten Zeitraumes. Das Maßnahmekontigent wird ebenfalls um diese Dauer des Unterrichtes reduziert. Die Berechnung erfolgt immer in Stunden.
Gruppenunterricht
Wird Unterricht mit mehr als einem Teilnehmer (max. 8 Teilnehmer) durchgeführt, so kann über die Teilnehmerliste durch Klick auf die weiteren Teilnehmer (Strg + klick) eine Gruppendokumentation erfolgen. Der Eintrag wird dann auch bei jedem dieser ausgewählten Teilnehmer im Bereich “Qualifizierung” abgespeichert.
Wird Unterricht in der Gruppe durchgeführt, so reduziert sich das Teilnehmerkontigent um die Dauer des hinterlegten Zeitraumes. Das Maßnahmekontigent reduziert sich anteilig um die Dauer pro Teilnehmer.
3. Beendigung der Maßnahme
3.1 Vorzeitige / Reguläre Beendigung
Ihre Maßnahmedokumentation muss im Arbeitsbereich “FöP/LuV” abschließend geschrieben werden.
Im Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten” befindet sich die Registerseite “Austritt”.
Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Austritt” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
Nach der Austrittsdokumentation ist die Verbleibsdokumentation notwendig.
Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Verbleib” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
Wenn der Bereich LuV, die Registerseite Austritt und die Anwesenheit abschließend dokumentiert wurde, muss nun noch die Übermittlung über eM@w erfolgen.
Wechseln Sie in den Arbeitsbereich “eM@w”.
Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Ereigniss“ öffnet sich ein Modaldialog, anschließend wählen Sie im Feld Ereignisauswahl “Austritt” und füllen die weiteren Felder. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) versenden Sie den Austritt des Teilnehmers an Ihren Bedarfsträger. Vor dem Versenden können Sie die anghangene LuV (3) noch einmal öffnen und auf Vollständigkeit prüfen.
Wenn Sie auf Versenden geklickt haben, ist dies nicht rückgängig zu machen! Ein Austritt setzt den eM@w Verlauf in die Phase “Austritt” und den Teilnehmer in den Status “inaktiv”. Somit ist dann die gesamte Dokumentation in einen Lesemodus gesetzt.
Ihr Auftraggeber hätte die Möglichkeit auf die Abschluss-LuV eine Ablehnung zu schicken, dann würde der eM@w Verlauf wieder in den “Verlauf” gestellt und der Teilnehmer auf “aktiv” gesetzt werden.