Der Arbeitsbereich Teilnehmerdaten dient der übersichtlichen Erfassung aller Stammdaten eines Teilnehmers. Hierfür stehen unterschiedliche Registerseiten zur Verfügung.
Inhaltsübersicht
1. Teilnehmerdatensatz neu anlegen
2. Dokumentation weiterer Daten
2.1.1. Akkordeon Terminerinnerungen
2.3. Registerseite Personendaten
2.3.4. Akkordeon Bank/Versicherung
2.4. Registerseite Lebenslauf/Schule
2.4.1. Akkordeon Schullaufbahn
2.4.2. Akkordeon aktuelle Schule
2.4.3. Akkordeon Berufliche Daten
2.4.4. Akkordeon Sprachkenntnisse/Hobbys
2.7.1. Neueintrag eines Merkmals
2.10. Registerseite Gruppenzugehörigkeit
1. Teilnehmerdatensatz neu anlegen
Um einen neuen Teilnehmer anzulegen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu“Neu”. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Eintrag Teilnehmer“Teilnehmer”. Diesen klicken Sie an und es öffnet sich die Neueintragsmaske. Das Feld Nachname “Nachname” deutet durch grüne Hervorhebung eine dunkle Umrandung und das Tatstatursymbol darauf hin, dass hier nun Einträge gemacht werden können (1). Wenn alle Einträge vorgenommen wurden, wird mit dem Hauptschalter Speichern “Speichern” der Vorgang abgespeichert. Dieser Schalter macht durch ein Lampensymbol einen roten Punkt auf sich aufmerksam, sobald die Mindestvoraussetzungen für ein Abspeichern erfüllt wurden. Nach erfolgreichem Abspeichern erscheint der Teilnehmer in der Teilnehmergruppe „Alle Teilnehmer”. Mindestvoraussetzung hierbei ist die Füllung aller Pflichtfelder, die durch ein „* “ gekennzeichnet sind. Sollten Ihnen die notwendigen Daten nicht zur Verfügung stehen, klicken Sie auf zurück (2), um die Neueintragsmaske zu verlassen.
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Die unterschiedlichen „Maßnahmen“ eines Teilnehmers sehen Sie auf der mittleren Themeninsel Produkt (3). Wenn Sie zwischen den Maßnahmen eines Teilnehmers wechseln wollen, klicken Sie die gewünschte Maßnahme direkt in der mittleren Themeninsel an. Um einen Teilnehmer in einer Maßnahme inaktiv zu schalten, wählen Sie die betroffene Maßnahmein Maßnahme der mittleren Themeninsel aus (3) und ändern den Status (4) auf inaktiv.
Hinweis:
der Der Status des Teilnehmers kann zu Korrekturzwecken einmalig wieder zwei Mal aktiv geschaltet werden. Ein zweites drittes Mal ist dies nicht auf diesem Weg möglich. Sollte ein weiterer Statuswechsel nötig werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Beachten Sie bitte die Checkbox Standardprodukt. Die aktuelle Maßnahme muss als Standardprodukt gekennzeichnet sein, damit sie im Arbeitsbereich Anwesenheit zur Auswahl steht.
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Um eine Terminerinnerung zu erzeugen, klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” und wählen den Eintrag “Terminerinnerung”. Es öffnet sich ein Modaldialog. Wählen Sie einen Anlass aus der Liste aus oder vergeben Sie einen eigenen Anlass. Entscheiden Sie nun, ob die Erinnerung an einem fixen Termin (festgelegtes Datum) erzeugt werden, oder ob sie individuell, anhand eines der Datumsfelder aus den Grunddaten erstellt werden soll. Mit dem Feld “Vorlauf” wird bestimmt, wie viele Tage vor dem fraglichen Termin die Erinnerung erstellt wird. In der Liste “BehelfsempfängerIn” können ein oder durch gehaltene STRGTaste STRG - Taste mehrere Benutzer ausgewählt werden, die eine Erinnerung erhalten sollen. Wird der Haken in dem Feld “StandardbetreuerIn” gesetzt, bekommt der Standardbetreuer die Erinnerung zugestellt. Im Auswahlfeld “Zielbereich” legen Sie schließlich den Arbeitsbereich fest, der geöffnet wird, wenn die Terminerinnerung angeklickt wird
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2.5. Registerseite Checkliste
Auf der Registerseite Checkliste “Checkliste” lässt sich zum Teilnehmer eine Übersicht z.B. wichtiger Dokumente erstellen, bei denen auch Abgabefristen gesetzt werden können. Um dem Teilnehmer einen Checklisteneintrag zuzuordnen, gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu“Neu”. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Checklisteneintrag “Checklisteneintrag”. Nehmen Sie die Einträge im Modal dialog Modaldialog vor. Das Eingabefeld Bezeichnung “Bezeichnung” bietet administrativ eingestellte Einträge an und ist auch ein „Selbstlernfeld“. So können dort eigene Einträge eingeben werden, welche dann produkttypspezifisch bei anderen Teilnehmern zur Auswahl stehen. Speichern Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern“Speichern”. Der Modaldialog wird damit geschlossen und der Checklisteneintrag wird nun in der Übersichtsliste (1) angezeigt.
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2.6. Registerseite Austritt
Die Registerseite Austritt “Austritt” dient der Dokumentation der Austritts- und Verbleibgründe eines Teilnehmers. Ein Austrittsgrund wird über den Hauptschalter Neu “Neu” und den Kontextmenüeintrag Austritt “Austritt” hinterlegt. Machen Sie die Eingaben im Modaldialog und übernehmen Sie diese mit Speichern“Speichern”. Der Austrittsgrund wird dann in der Übersichtsliste dargestellt (1). Die Bemerkung zum Austritt wird im Textfeld unter der Übersichtsliste (2) angezeigt. Für jeden angewählten Austrittsgrund kann ein Verbleib zugeordnet werden. Dazu muss der Austrittsgrund in der Übersichtsliste markiert sein. Dann gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu“Neu”. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Eintrag Verbleib. Diesen klicken Sie an. Es öffnet erneut das Kontextmenü, wählen Sie den Eintrag “Verbleib”. Es öffnet sich ein Modaldialog. Wenn alle Einträge gemacht wurden, wird mit Klick auf Speichernder “Speichern” der Vorgang gespeichert. Der Verbleib wird nun in der Übersichtsliste “Verbleib” (23) angezeigt und die Bemerkung zum Verbleib im Textfeld darunter (4).
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2.7. Registerseite Merkmale
2.7.1. Neueintrag eines Merkmals
Auf der Registerseite Merkmale “Merkmale” können einem Teilnehmer Merkmale, die administrativ festgelegt wurden, zugeordnet werden. Dazu gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu“Neu”. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit dem Eintrag Merkmal“Merkmal”. Klicken Sie diesen an, öffnet sich ein Modaldialog (1). Wenn Sie dort alle Einträge gemacht haben, speichern Sie mit Klick auf Speichern“Speichern”. Das Merkmal wird nun in der Übersichtsliste (2) angezeigt
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Dieses Akkordeon steht mit dem Modul Matching “M1 -Matching” zur Verfügung. Sie können hier Merkmale des Teilnehmers mit Merkmalen ausgewählter Kontaktgruppen abgleichen. Dazu wählen Sie die Kontaktgruppe “Kontaktgruppe” (1) und den gewünschten Merkmalsbezug “Merkmalsbezug” (2). Mit “Mit Merkmalen Kontakt -Kontakt” bedeutet: es werden alle Merkmale berücksichtigt, die im Kontaktarchiv als Kontaktmerkmal hinterlegt sind. Mit “Mit Merkmalen Tätigkeit - Tätigkeit” bedeutet: es werden alle Merkmale berücksichtigt, die im Kontaktarchiv als Tätigkeitsmerkmal hinterlegt sind. Für diese Suchoption wählen Sie nun im Feld mit Beruf “mit Beruf” (3) einen oder mehrere Berufe aus. Durch einen Klick auf Abgleich starten auf” “Abgleich starten” (4) erhalten Sie die entsprechenden Übereinstimmungen in der Übersichtsliste Ergebnis “Ergebnis” (5). Über das Lupensymbol (6) rufen Sie Detailinformationen zu dem Übereinstimmungsergebnis auf. Mit einem Doppelklick auf einen Kontakt in der Übersichtsliste wechseln Sie direkt ins Kontaktarchiv, um sich weitere Informationen zudem Kontakt an zusehenanzusehen.
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2.8. Registerseite Werdegang
Die Registerseite Werdegang ist standardmäßig ausgeblendet und dient ausschließlich zur nachträglichen Dokumentation relevanter Veränderungen innerhalb eines Maßnahmeverlaufs. Zur Auswahl stehen Betreuerwechsel, Maßnahmewechsel, Trägerwechsel und Wiedereintritt. Einen Wechsel bzw. Wiedereintritt dokumentieren Sie, in dem Sie über den Hauptschalter Neu “Neu” den Menüeintrag Werdegang “Werdegang” aufrufen und im Modaldialog entsprechende Eingaben vornehmen. Mit Klick auf Speichernschließen und “Speichern” speichern Sie Ihre Einträge in die Übersichtsliste. Ein Klick auf “schließen” schließt den Modaldialog, ohne den Eintrag zu übernehmen.
2.9. Registerseite Austausch
Die Registerseite Austausch gibt Ihnen die Möglichkeit, mit anderen Benutzern über einen Teilnehmer zu kommunizieren. Zur Erstellung einer Notiz gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptschalter Neu“Neu”. Im Kontextmenü klicken Sie den Eintrag Notiz “Notiz” an. Es öffnet sich ein Modaldialog zur Dokumentation Ihrer Notizen. Wenn alle Einträge gemacht wurden, speichern Sie mit Klick auf Speichern und schließen “Speichern” damit den Modaldialog. Die Notiz wird nun in der Übersichtsliste (1) angezeigt
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Auf der Registerseite Gruppenzugehörigkeit werden alle Kursgruppen und nicht dynamischen Gruppen an gezeigt werdenangezeigt, für die der ausgewählte Teilnehmer gebucht wurde. Dies gilt sowohl für Buchungen, die über den Gruppeneditor, als auch über die Außenbuchung durchgeführt wurden. Mit Klick auf einen Optionsschalter (siehe (1) auf der nächsten Seite) legen Sie die Ansicht fest:
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Teilnehmer können hier zu weiteren Gruppen gebucht werden: Über den Hauptschalter Neu “Neu” und Klick auf den Kontextmenüeintrag Gruppe “Gruppe” öffnen Sie den Modaldialog. Mit Auswahl der Optionsfelder Buchungsart “Buchungsart” (2) entscheiden Sie, ob Sie eine Gruppen- oder Terminbuchung vornehmen wollen. Nach der Auswahl Terminbuchung “Terminbuchung” werden im Auswahlfeld Kursgruppe “Kursgruppe” (3) mögliche Kurse angeboten. Die linke Liste zeigt buchbare Termine/Gruppen und , die rechte Liste zeigt gebuchte Termine/Gruppen an. Zum Buchen von markierten Terminen/Gruppen genügt ein Klick auf den Schalter Buchen “Buchen” (4). Durch Markierung in der rechten Liste und den Schalter Buchung aufheben “Buchung aufheben” (5) lassen sich Buchungen rückgängig machen. Der Schalter Schließen “Schließen” (56) schließt den Modaldialog und speichert die Auswahl auf der Registerseite Gruppenzugehörigkeit.
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Tipp: Über den Hauptschalter Übertragen “Übertragen auf könne “ können Sie von hier aus mehrere markierte Termine/Gruppen bequem auf andere Teilnehmer übertragen
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Anlegen neuer Daten direkt auf der Registerseite oder über Neu “Neu” > Auswahl des neuanzulegenden Bereiches im Kontextmenü > mindestens Pflichtfelder im Modaldialog bzw. direkt auf der Registerseite eintragen > mit Speichern bzw. Hauptschalter Speichern Hauptschalter” Speichern” speichern