Folgende Angaben sind mit besten Wissen und Gewissen erstellt, die Vollständigkeit und Richtigkeit können wir trotz gewissenhafter Prüfung nicht gewährleisten. Bei Fragen zur Abrechnungsvorlage wenden Sie sich bitte an Ihre Agentur für Arbeit.
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Mitarbeiter anlegen: Im Bereich “Personaldaten” müssen alle Mitarbeiter angelegt werden, die mit stepnova zukünftig arbeiten sollen. In diesem Bereich wählen Sie über den Hauptschalter “Neu” (1) den Eintrag “Personal”. Geben Sie nun die Personendaten ein. In dem Feld “Kontaktzuordnung” lässt sich der Mitarbeiter einem Kontakt zuordnen, so dass dieser Mitarbeiter im Arbeitsbereich “Teilnehmerdaten”, Registerseite “Betreuung”, sowie im Bereich “Kontaktarchiv” unter “Ansprechpartne”r angeboten wird. Diese Zuordnung gewinnt an Relevanz, wenn mehrere Standorte oder auch Träger auf einer gemeinsamen Datenbank arbeiten. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder, die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern" (2) Ihre Daten sichern.
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1.2 Produkteditor
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Um die AsA flex -Maßnahmen anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter “Neu” (1) auf den Eintrag “Produkt” .
Um Maßnahmen einzurichten, die über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) verwaltet werden, aktivieren Sie die Checkbox “eM@w” . Daraufhin werden die beiden Registerseiten “eM@w - Administration” und “Ereignisse” eingeblendet und im Feld “Produkttyp” stehen jetzt ausschließlich die eM@w-Produkttypen zur Auswahl. Wählen Sie hier “@ AsA flex”, oder eine eigene Kopie, aus. Alle notwendigen und eM@w-relevanten Einstellungen sind somit administrativ voreingestellt. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter “Speichern” (2) Ihre Daten sichern.
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Da bei der AsA flex die Stundenkontigentierung pro Bedarfstäger (AfA oder JC) abgerechnet wird, muss je Bedarfsträger ein Produkt angelegt werden.
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Auf der Registerseite “eM@w - Administration” werden alle Daten eingetragen, die für die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) notwendig sind. Von Ihrem Bedarfträger (Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter) sollten Sie vor Maßnahmebeginn eine Email mit einer Maßnahmereferenznummer erhalten haben. Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Empfangsdaten” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie das Feld “Maßnahmenummer” und “Behelfsempfänger” füllen müssen. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Um einen neuen Empfänger zu hinterlegen, klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) . Im ersten Schritt wählen Sie “Empfänger Teilnehmerereignisse”, um einen Empfänger zu hinterlegen, der die Ereignisse zu den Asa flex Teilnehmern erhalten soll (z. B. Teilnehmerzuweisungen in Fom von Kontaktanmeldungen). Im zweiten Schritt klicken Sie auf Hauptschalter “Neu” und Eintrag “Empfänger Trägerereignisse”, um dort einen Empfänger zu hinterlegen, der die Trägerereignisse erhalten soll (z.B. Aufforderung zur Übermittlungd der Begleitstunden). Es öffnet sich ein Modaldialog. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte mehr als ein Mitarbeiter Nachrichten erhalten, so klicken Sie bitte auf “übernehmen” (3). Der Modaldialog bleibt geöffnet, leert jedoch die Felder und Sie können weitere Mitarbeiter auswählen und abschließend “Speichern” (2).
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Fehlen Ihnen Mitarbeiter in der Auswahl? Dann legen Sie diese bitte unter den Bereich Personaldaten an.
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Wenn Sie die Email erhalten haben, speichern Sie bitte die anhängende p12-Datei auf Ihrem Rechner ab. Sobald p12-Datei und PIN vorliegen, öffnen Sie im Produkteditor die Registerseite “eM@w - Administration” und dort den Akkordeonbereich “digitale Signatur” . Wählen Sie nun in der Themeninsel “Produkte” die Ebene “Kunde” (durch das Häuschen gekennzeichnet) aus! Klicken Sie auf den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “digitale Signatur” und hinterlegen Sie nun die PIN und die dazu gehörige Datei. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Die Felder für Bginn und Ende füllen sich eigentlich automatisch mit Daten aus der p12 Datei. Sollte das mal nicht passieren, bitte bei Beginn einfach “heute” und bei Ende “heute in einem Jahr “ eintragen. Ein Klick auf “Speichern" (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte ein Feld nicht richtig sein, wird es entsprechend eine Feldfehlermeldung mit Hinweis geben. Nach dem Speichern wird Ihnen über die Spalte “Statu”s (3) angezeigt, ob die Signatur aktiv ist. Wenn die digitale Signatur erfolgreich hinterlegt wurde, werden alle erstellten Monatsabrechnungen und Maßnahmeberichte automatisch vor der Übermittlung signiert.
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Über den Hauptschalter “Drucken” (1) , öffnet sich die Maske um für Sie hinterlegte Druckvorlagen zu öffnen. Wählen Sie die Vorlage “Gesamtstundenkontingent” (2) mit einfachem Klick aus und öffnen Sie über “Drucken” (3) die Excelliste mit den Eintragungen Ihrer Maßnahme.
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Um zu erkennen, für welche Teilnehmer die Übermittlung erfolgen soll, können Sie zum Einen den Detailbereich unter der Ereignisstabelle nutzen oder zum Anderen per Doppelklick die Vorschau (1.) öffnen.
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Sollte Ihnen Teilnehmer in der Aufforderung fehlen, so müssen Sie mit Ihrer AfA bzw. JC in Kontakt treten. Sie haben selber keine Möglichkeit weitere Teilnehmer zu übermitteln.
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Zur Übermittlung der Begleitstunden klicken Sie einfach auf versenden (2.).
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Sollten im Nachhinein Änderungen in der Dokumentation erfolgen, so ist über das blaue K ein Korrekturereigniss zu übermitteln!
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Nun erwartet der Bedarfsträger eine Antwort. Eine Rückmeldung über die mögliche Teilnahme. Die Kontaktanmeldung wird im Arbeitsbereich “eM@w” auf der Registerseite “eM@w Verlauf” angezeigt (1). Wenn feststeht, ob der Teilnehmer die Maßnahme beim Bildungsträger antreten wird, erzeugen Sie eine Antwort durch Doppelklick auf die Kontaktanmeldung. Wählen Sie nun im Feld “Zusage/Absage” den passenden Eintrag “Zusage ” oder “Absage” (2). Die weiteren Eingabefelder im Modaldialog passen sich entsprechend an. Bei der Absage wählen Sie einen passenden Grund.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Beratungsgespräch” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihrer Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und “Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1) , Eintrag “Einzeltermin” öffnet sich ein Modaldialog in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Abrechnungsrelevante Felder wie “Uhrzeit von | bis” und” Datum” sind als Pflichtfelder mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Wird ein Unterricht mit einem Teilnehmer durchgeführt und dokumentiert, so reduziert sich das Teilnehmerkontigen Teilnehmerkontigt um die Dauer des hinterlegten Zeitraumes. Auch das Das Maßnahmekontigent wird ebenfalls um diese Dauer des Unterrichtes reduziert. Die Berechnung erfolgt immer in Stunden.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Austritt” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Verbleib” öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie die Felder für Ihre Dokumentation füllen. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) sichern Sie Ihre Daten.
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Über den Hauptschalter “Neu” (1), Eintrag “Ereigniss“ öffnet sich ein Modaldialog, anschließend wählen Sie im Feld Ereignisauswahl “Austritt” und füllen die weiteren Felder. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Über den Schalter “Speichern" (2) versenden Sie den Austritt des Teilnehmers an Ihren Bedarfsträger. Vor dem Versenden können Sie die anghangene LuV (3) noch einmal öffnen und auf Vollständigkeit prüfen.
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