Personenbezogene Daten müssen unter Einhaltung vorgegebener Fristen (häufig zwei Jahre nach Maßnahmeende) gelöscht werden.
Der Vorgang der Teilnehmerlöschung selbst kann nur vom Kundenadministrator vorgenommen werden. Dazu dient die Warteliste TN-Löschung im Gruppeneditor. Wenn der Löschvorgang angestoßen wird, werden alle Teilnehmer der Löschgruppe unwiederbringlich aus der Datenbank entfernt.
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| Hinweis |
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Wird hier die Frist “Produktende“ ausgewählt ohne ein Datum für VetragsendeVertragsende im Produkteditor zu setzen, greift stepnova automatisch auf das Feld “Ende“ im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten, Registerseite Produkt, Bereich Grunddaten zu. |
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Die administrativen Voreinstellungen gelten nur für Produkte, die künftig angelegt werden. Möchten Sie die Löschung auch auf Teilnehmer oder Produkte anwenden, die bereits in stepnova geführt werden? Dann nutzen Sie die Option Übertragen auf“Übertragen auf”.
Übertragen auf Produkte
Wählen Sie im Feld Übertragen auf den Eintrag Produkte, um die eingetragenen Voreinstellungen für alle Produkte des gewählten Produkttypen zu übernehmen. Klicken Sie den Hauptschalter Speichern. Nun werden alle passenden Produkte im Produkteditor mit den Daten aus der Administration versehen.
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Wenn nur für einzelne Produkte eines Produkttypen mit Löschfristen gearbeitet werden soll, ist es nicht notwendig, die administrativen Einstellungen vorzunehmen. Sie können in diesem Fall die Einstellung direkt im Produkteditor vornehmen. Analog zur Administration können Sie zwischen den unterschiedlichen Fristtypen individuelle Frist und Frist Rahmenvertrag (siehe oben) wählen.
3. Übernahme der Einstellungen im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten
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Achtung, mit diesem Vorgang und nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage werden die Teilnehmerdatensätze zur Löschung entgegen genommen, jedoch noch nicht sofort gelöscht. Der Benutzer erhält eine Hinweisnachricht “Die TN-Löschung/Anonymisierung wurde erfolgreich gestartet.“.
stepnova beginnt mit der Abarbeitung der Löschaufträge täglich ab 22 Uhr. Bis dahin sind für die Löschung vorgesehene Datensätze weiter sichtbar.
Sie können nach dem Starten eines Löschvorganges ganz normal weiterarbeiten. Nach erfolgreicher nächtlicher Löschung erhalten Sie im Bereich Nachrichten eine Nachricht mit dem Löschprotokoll im PDF Format, in dem alle gelöschten Teilnehmer inkl. des Löschdatums aufgelistet sind. Die Teilnehmer und Ihre gelöschten Teilnahmen sind nach erfolgreicher Löschung nicht mehr sichtbar.
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