Personenbezogene Daten müssen unter Einhaltung vorgegebener Fristen (häufig zwei Jahre nach Maßnahmeende) gelöscht werden.
Der Vorgang der Teilnehmerlöschung selbst kann nur vom Kundenadministrator vorgenommen werden. Dazu dient die Warteliste TN-Löschung im Gruppeneditor. Wenn der Löschvorgang angestoßen wird, werden alle Teilnehmer der Löschgruppe unwiederbringlich aus der Datenbank entfernt.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Voreinstellungen für die Teilnehmerlöschung vorzunehmen:
Wenn die Teilnehmerlöschung für alle Produkte eines Produkttypen greifen soll, nehmen Sie die Einstellungen in der Administration vor.
Sie können aber auch unterschiedliche Bedingungen zur Teilnehmerlöschung für einzelne Produkte hinterlegen. In diesem Fall werden die Einstellungen direkt im Produkteditor vorgenommen.

Inhaltsübersicht

1. Einstellungen auf Produkttypebene in der Administration

   1. Übertragen auf Produkte

   2. Übertragen auf Produkte und Teilnahmen

2. Übernahme der Einstellungen im Produkteditor

3. Übernahme der Einstellungen im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten

4. Teilnehmerlöschung durchführen im Gruppeneditor

1. Einstellungen auf Produkttypebene in der Administration

In der Admintabelle Produkttyp wird der Teilnehmerlöschmodus auf Produkttypebene eingestellt. Das bedeutet, dass alle Produkte, die künftig im Produkteditor zu dem ausgewählten Produkttypen neu angelegt werden, direkt mit den passenden Vorschlagswerten versehen werden. Um die Teilnehmerlöschung einzustellen, wählen Sie im Feld Funktion unter Datenschutz den Eintrag TN Löschung aus.

Beachten Sie die zur Verfügung stehenden Fristtypen:

Frist Teilnahmeende:
Die Frist orientiert sich immer am Feld Ende im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten unter Grunddaten auf der Registerseite Produkt (z.B. festgelegte Vertragsdauer).

Frist Teilnahmeaustritt:
Diese Frist orientiert sich am Feld Teilnehmer-Austritt (z.B. tatsächlicher Austritt) im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten, Registerseite Produkt unter Sonstiges.

Frist Produktende:
Diese Frist orientiert sich am Feld Vertragsende im Produkteditor.

Das Feld Frist in Monaten gibt dabei an, wie viel Zeit nach Maßnahmeende vergehen soll, bis der Teilnehmer in die Warteliste TN-Löschung gebucht wird. „Teilnahmeaustritt 24 Monate“ würde z.B. bedeuten, dass der Teilnehmer 24 Monate nach seinem tatsächlichen Austrittsdatum zur Teilnehmerlöschung vorgemerkt wird.

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Administration Admintabelle Produkttyp

Übertragen auf Produkte

Wählen Sie im Feld Übertragen auf den Eintrag Produkte, um die eingetragenen Voreinstellungen für alle Produkte des gewählten Produkttypen zu übernehmen. Klicken Sie den Hauptschalter Speichern. Nun werden alle passenden Produkte im Produkteditor mit den Daten aus der Administration versehen.

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Administration Ausschnitt Admintabelle Produkttyp, Übertragen auf Produkte

Übertragen auf Produkte und Teilnahmen

Wählen Sie im Feld “Übertragen auf” den Eintrag Produkte und Teilnahmen, um die Voreinstellungen nicht nur auf die entsprechenden Produkte im Produkteditor, sondern auch auf alle Teilnehmer zu übertragen, die einem dieser Produkte zugeordnet sind.
Die beiden Checkboxen geben zusätzliche Auswahlmöglichkeiten:
inaktive Teilnahmen: die Daten werden auch auf Teilnehmer mit dem Status „inaktiv“ übertragen.
Daten überschreiben: falls für die Teilnehmer bereits Löschdaten hinterlegt wurden, besteht so die Möglichkeit, diese zu korrigieren und die Daten neu zu schreiben.
Mit Klick auf den Hauptschalter Speichern übertragen Sie die Daten in den Produkteditor und den Arbeitsbereich Teilnehmerdaten.

Administration Ausschnitt Admintabelle Produkttyp, Übertragen auf Produkte und Teilnahmen

2. Übernahme der Einstellungen im Produkteditor

Bei der Erstellung von neuen Produkten werden die Einstellungen aus dem Bereich Administration als Vorschlagswerte übernommen und die Teilnehmerlöschfunktion wird aktiviert. Bei Bedarf können Sie die Einstellungen hier korrigieren.

Screen Ausschnitt aus dem Produkteditor

3. Übernahme der Einstellungen im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten

a) Fristtyp Teilnahmeende:
Bei nicht-eM@w-Maßnahmen kann in den Feldern Anfang und Ende die Vertragsdauer eingetragen bzw. aus dem Produkteditor übernommen werden. Bei eM@w-Maßnahmen werden diese Felder für den „tatsächlichen“ Förderzeitraum des Teilnehmers genutzt. (1)
Das Feld Löschdatum orientiert sich am Wert im Feld Ende. Wenn ein Wert eingetragen wird, wird das entsprechende Löschdatum gemäß der voreingestellten Frist (hier: 24 Monate) gesetzt. (2) Bei Änderungen im Feld Ende erfolgt sofort eine Neuberechnung.

b) Fristtyp Teilnahmeaustritt:
Das Feld Löschdatum orientiert sich am Wert im Feld Teilnehmer-Austritt. Bei Maßnahmen, die nicht über eM@w verwaltet werden, kann so zwischen Vertragsdauer (Anfang/Ende) und tatsächlichem Ein- und Austritt unterschieden werden. (3) Die Löschfrist (hier: 24 Monate) wird bei diesen Maßnahmen individuell für den einzelnen Teilnehmer errechnet.

Ausschnitt aus dem Arbeitsbereich Teilnehmerdaten

c) Fristtyp Produktende:
Das Feld Löschdatum orientiert sich am Wert im Feld Vertragsende im Produkteditor, Registerseite Allgemein. Ist hier ein wert gesetzt wird das errechnete Teilnehmer-Löschungsdatum auf der Registerseite Allgemein im Produkteditor zur Information auch angezeigt.

Ausschnitt aus dem Produkteditor, Registerseite Allgemein

4. Teilnehmerlöschung durchführen im Gruppeneditor

Alle Teilnehmer, bei denen das Löschdatum erreicht ist, werden automatisch der Gruppe Warteliste TN-Löschung zugeordnet. (1) Diese ist nur für Kundenadministratoren sichtbar. Auf der Registerseite Gruppenmitglieder (2) sind die Teilnehmer aufgelistet.

Gruppeneditor, Registerseite Gruppenmitglieder/Themeninsel Gruppenauswahl

Die Zuordnung in die Warteliste TN-Löschung bedeutet, dass die aufgeführten Teilnehmer für den Teilnehmerlöschvorgang vorgemerkt sind. Dieser muss gesondert durch den Kundenadministrator ausgeführt werden. Bis dahin bleiben die Teilnehmer in stepnova bestehen.
Im Gruppeneditor wird die Teilnehmerlöschung für alle Mitglieder der Gruppe über den Schalter “Gruppe jetzt löschen” (3) vorgenommen. Die Spalten “Teilnahme“ und “Standort“ können vorgefiltert werden, so dass hier zum Beispiel möglich ist alle Teilnahmen einer Maßnahme zu filtern und so einzelne Protokolle zu erhalten. Gefilterte Teilnehmer können dann über den Schalter “Gruppe mit aktiver Filterung löschen“ gelöscht werden.

Spezialfall:
Wenn zu einem Teilnehmer mehrere Teilnahmen (Produkte bzw. Maßnahmen) dokumentiert wurden (1), wird mit dem Teilnehmerlöschvorgang nur die Teilnahme entfernt, bei der die Löschfrist erreicht ist.

In der Übersichtsliste Gruppenmitglieder wird in der Spalte Teilnahme angezeigt, welches Produkt für die Löschung vorgesehen ist (2).

Ausschnitt Gruppeneditor/Ausschnitt Übersichtsliste Gruppenmitglieder

Der Teilnehmerdatensatz bleibt in diesem Fall nach der Löschung weiterhin bestehen, aber das Produkt wird aus der mittleren Themeninsel gelöscht (3).

Themeninsel Teilnehmer VOR der Löschung (links) / NACH der Löschung (rechts)