AGH -Kurzanleitung
Inhalt:
1.2 Produkteditor
1.2.3 Empfänger hinterlegen
2.1 Anmeldephase
2.2 Dokumentation der Teilnehmerdaten
1. Vorbereitung der AGH-Datenbank
Um mit stepnova Ihre AGH-Maßnahmen über eM@w abzubilden, müssen Sie die Datenbank in unterschiedlichen Bereichen voreinstellen.
1.1 Personaldaten
Mitarbeiter anlegen: Im Bereich Personaldaten müssen alle Mitarbeiter angelegt werden, die mit stepnova zukünftig arbeiten sollen. In diesem Bereich wählen Sie über den Hauptschalter Neu (1) den Eintrag Personal. Geben Sie nun die Personendaten ein. In dem Feld Kontaktzuordnung lässt sich der Mitarbeiter einem Kontakt zuordnen, so dass dieser Mitarbeiter im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten, Registerseite Betreuung sowie im Bereich Kontaktarchiv unter Ansprechpartner angeboten wird. Diese Zuordnung gewinnt an relevanz, wenn mehrere Standorte oder auch Träger auf einer gemeinsamen Datenbank. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter Speichern (2) Ihre Daten sichern.
1.2 Produkteditor
stepnova bietet mit dem Produkttyp @ AGH genau die Voreinstellungen, die es Ihnen ermöglichen, die Arbeitsgelegenheiten so zu dokumentieren, dass sie den Vorgaben des Auftraggebers gerecht werden
1.2.1 Maßnahme/Produkt anlegen
Um die AGH Maßnahmen anzulegen, klicken Sie am Hauptschalter Neu (1) auf den Eintrag Produkt .
Um Maßnahmen einzurichten, die über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) verwaltet werden, aktivieren Sie die Checkbox eM@w . Daraufhin werden die beiden Registerseiten eM@w - Administration und Ereignisse eingeblendet und im Feld Produkttyp stehen jetzt ausschließlich die eM@w-Produkttypen zur Auswahl. Wählen Sie hier “@ AGH” aus. Alle notwendigen und eM@w-relevanten Einstellungen sind somit administrativ voreingestellt. Nach Füllung aller Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind) können Sie über den Hauptschalter Speichern (2) Ihre Daten sichern.
1.2.2 Empfangsdaten hinterlegen
Auf der Registerseite eM@w - Administration werden alle Daten eingetragen, die für die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (eM@w) notwendig sind. Von Ihrem Jobcenter sollten Sie vor Maßnahmebeginn eine Email mit einer Maßnahmereferenznummer erhalten haben. Über den Hauptschalter Neu (1) , Eintrag Empfangsdaten öffnet sich ein Modaldialog, in dem Sie das Feld Maßnahmenummer und Behelfsempfänger füllen müssen. Über den Hauptschalter Speichern (2) sichern Sie Ihre Daten.
Das Feld Losnummer ist als Pflichtfeld gekennzeichnet, da es aber bei AGH keine Losnummern gibt, wird hier “leer” auch akzeptiert.
Ausführliche Informationen zu diesem Bereich können Sie auch dem Handbuch E_Produkteditor entnehmen.
1.2.3 Empfänger hinterlegen
In diesem Bereich hinterlegen Sie die Mitarbeiter, die zu Ihrer AGH Maßnahme per Nachricht über die Teilnehmerzuweisungen oder aber über andere Anforderungen des Jobcenters informiert werden sollen. Sollten Sie eine Ordnerstruktur aufgebaut haben, so können Sie die Nachrichtenempfänger gerne auf Ordner Ebene hinterlegen. Der Vorteil: bei zukünftigen Maßnahmen würde die Einstellung automatisch aus dem Ordner übernommen werden. So sparen Sie sich etwas Arbeit.
Um einen neuen Empfänger zu hinterlegen, klicken Sie auf den Hauptschalter Neu (1) . Im ersten Schritt wählen Sie “Empfänger Teilnehmerereignisse”, um einen Empfänger zu hinterlegen, der die Ereignisse zu den AGH Teilnehmern erhalten soll. Im zweiten Schritt klicken Sie auf Hauptschalter Neu und Eintrag “Empfänger Trägerereignisse”, um dort einen Empfänger zu hinterlegen, der die Trägerereignisse (z.B. Anforderung zur Monatsabrechnung/ Maßnahmebericht) erhalten soll. Es öffnet sich ein Modaldialog. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Ein Klick auf Speichern (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollten mehr als ein Mitarbeiter Nachrichten erhalten, so klicken Sie bitte auf “übernehmen” (3). Der Modaldialog bleibt geöffnet, leert jedoch die Felder und Sie können weitere Mitarbeiter auswählen und abschließend “Speichern” (2).
Fehlen Ihnen Mitarbeiter in der Auswahl? Dann legen Sie diese bitte unter den Bereich Personaldaten an.
1.2.4 Digitale Signatur hinterlegen
Die eM@w Schnittstelle nimmt PDF-Dateien nur dann an, wenn diese mit einer von der BA erstellten Signatur gekennzeichnet ist. Die Ausstellung entsprechender Signaturen wird über den User-Help-Desk (UHD) der BA gesteuert. Der UHD ist telefonisch unter 0911/424 221 oder per Email uhdba.anfragen@arbeitsagentur.de erreichbar. Mit dem Stichwort: „Signatur für eM@w“ wird das Anliegen der zuständigen Bearbeitergruppe zugeordnet. Es können pro AGH-Maßnahmeträger zwei Signaturen angefordert werden. Die Signatur selbst wird per Email in einer Anlage verschickt (p12-Datei). Die dazugehörige PIN per Post.
Wenn Sie die Email erhalten haben, speichern Sie bitte die anhängende p12-Datei auf Ihrem Rechner ab. Sobald p12-Datei und PIN vorliegen, öffnen Sie im Produkteditor die Registerseite eM@w - Administration und dort den Akkordeonbereich digitale Signatur . Wählen Sie nun in der Themeninsel Produkte die Ebene Kunde aus! Klicken Sie auf den Hauptschalter Neu (1) , Eintrag “digitale Signatur” und hinterlegen Sie nun den Pin und die dazu gehörige Datei. Füllen Sie die Pflichtfelder (Felder die mit einem roten Stern * gekennzeichnet sind). Die Felder für Beginn und Ende füllen sich eigentlich automatisch mit Daten aus der p12 Datei. Sollte das mal nicht passieren, bitte bei Beginn einfach “heute” und bei Ende “heute in einem Jahr “ eintragen. Ein Klick auf Speichern (2) übernimmt die Daten in die Übersichtsliste und schließt den Modaldialog. Sollte ein Feld nicht richtig sein, wird es entsprechend eine Feldfehlermeldung mit Hinweis geben. Nach dem Speichern wird Ihnen über die Spalte Status (3) angezeigt, ob die Signatur aktiv ist. Wenn die digitale Signatur erfolgreich hinterlegt wurde, werden alle erstellten Monatsabrechnungen und Maßnahmeberichte automatisch vor der Übermittlung signiert.
Die Digitale Signatur ist für 1 Jahr gültig. Sie werden 4 Wochen vor Ablauf an die von Ihnen hinterlegt Email an eine Verlängerung der Signatur erninnert.
Wichtig!
Sollte unter dem + keine Möglichkeit angegeben werden um die “digitale Signatur “ auszuwählen, befinden Sie sich auf der falschen Ebene. Bitte wechseln Sie in der ausgeklappten Themeninsel entweder auf “Kunde” oder auf einen Ordner!
2. Teilnehmer im AGH-Verlauf
2.1. Anmeldephase
Wenn die Kommunikation mit dem Auftraggeber (Jobcenter) über die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w) erfolgt, werden Teilnehmerdatensätze nicht manuell in stepnova angelegt. Die Teilnehmerdaten werden bequem aus der eM@wAnmeldung übernommen.
Der Ablauf beginnt immer damit, dass das Jobcenter pro Teilnehmer eine AGHAnmeldung schickt. Am darauf folgenden Tag erhalten Sie eine Nachricht in step nova, aus dieser können Sie die Daten übernehmen. Bestimmen Sie selbst, welche Informationen in stepnova hinterlegt werden sollen. Sämtliche Daten (z.B. die Adressdaten des Teilnehmers) können um eigene Angaben ergänzt werden. So haben Sie alle Informationen der Beratungsfachkraft mit nur einem Klick abgespeichert.
Nun erwartet das Jobcenter eine Antwort. Eine Zusage/Absage durch den Träger. Die AGH-Anmeldung wird im Arbeitsbereich eM@w auf der Registerseite eM@w Verlauf angezeigt (1). Wenn feststeht, ob der Teilnehmer die Maßnahme beim Bildungsträger antreten wird, erzeugen Sie eine Antwort durch Doppelklick auf die Anmeldung. Wählen Sie nun im Feld Ereignisauswahl den Eintrag “Absage des Trägers” oder “Zusage des Trägers” (2). Die weiteren Eingabefelder im Modaldialog passen sich entsprechend an. Bei der Absage wählen Sie einen passenden Grund. Bei der Zusage werden die AGH-Daten zu Arbeitszeit und –tagen angezeigt (3). Diese Angaben stammen aus der Anmeldung des Jobcenters, können hier aber bei Bedarf geändert werden. Sie finden die Angaben übrigens jederzeit auf der Registerseite AGH - Daten zur Ansicht.
Da Sie bei einer Zusage auch Daten anpassen können, bedarf es nun einer Zusage des Jobenters. Erst nach der Zusage des Jobcenters wird der Teilnehmer in den Status “aktiv” gesetzt und kann dokumentiert werden.
Eine Absage stellt den Teilnehmer in den Status “inaktiv”.
2.2. Dokumentation der Teilnehmerdaten
Nutzen Sie den Arbeitsbereich Teilnehmerdaten für die übersichtliche Verwaltung der Teilnehmerstammdaten.
Ausführliche Informationen zu diesem Bereich können Sie auch dem Handbuch AB_Teilnehmerdaten entnehmen.
Dieser Bereich bietet Ihnen mehrere Registerseiten zur internen Nutzung, hier besteht jedoch kein Austausch über die eM@w Schnittstelle mit dem Jobcentern. Sollten Sie diese Seiten nicht nutzen wollen, empfiehlt es sich, diese administrativ “auszublenden”.
2.3. Dokumentation von Anwesenheits- und Fehlzeiten
Im Arbeitsbereich Anwesenheit werden die Anwesenheitszeiten der Teilnehmer dokumentiert. Die Ansicht ist übersichtlich nach den Kalendertagen gestaltet. Sie wählen selbst aus, ob Sie nur einen Teilnehmer oder eine ganze Gruppe sehen und bearbeiten möchten. Die Dokumentation erfolgt in diesem Bereich durch Klick in das entsprechende Feld, Füllung des Feldes und Speichern über den Hauptschalter.
Es stehen Ihnen für jeden Teilnehmer zwei Zeilen für die Dokumentation zur Verfügung. In der oberen Zeile notieren Sie die entsprechenden Tageskürzel laut der vorgegebenen Legende. In der unteren Zeile die Anzahl der Stunden, die Ihr Teilnehmer abgeleistet hat. Das kleine Eingabefeld vor der oberen Zeile dient zur Dokumentation der aktuellen monatlichen Fahrkostenpauschale. Die Dokumentation der zwei Anwesenheitszeilen und der Fahrkostenpauschale dient als Grundlage für die Monatsabrechnung. Zusätzlich ist für jeden Tag auch ein Tagesvermerk möglich. Dieser ist jedoch eine interne Dokumentation und wird nicht über eM@w an das Jobcenter übermittelt. Tagesvermerke werden mit einem roten Strich under dem Tag gekennzeichnet.
Wochenenden müssen lediglich dann dokumentiert werden, wenn sie von anwesend/ A abweichen. Wenn Sie die Felder leer lassen, wird automatisch ein anwesend übermittelt.
Die Anwesenheitskürzel sind durch die eM@w Schnittstelle vorgegeben hier können keine Änderungen vorgenommen werden. Das Kürzel “anerkannter Teilnahmetag / AT” darf nur nach zusätzlicher Vereinbarung mit Ihrem Jobcenter erfolgen. Es dient bei Erlaubnis lediglich zur Dokumentation nach einem “vorzeitigem Austritt” bis zum Monatsende.
2.4. Monatsabrechnung /Maßnahmebericht
Abrechnungen und Berichte betreffen nicht nur einen Teilnehmer, sondern meist ganze Gruppen. Daher befinden sich sämtliche maßnahmebezogenen Ereignisse im Produkteditor. Pro Maßnahme/Projekt werden auf der Registerseite “Ereignisse” alle ein und ausgehenden Ereignisse gesammelt und aufgelistet. So sehen Sie auf einen Blick, welche Kommunikation bereits stattgefunden hat. Für eine bessere Übersicht werden Neue- oder unbearbeitete Ereignisse fettgedruckt dargestellt.
Besonders praktisch ist, dass die von Ihnen hinterlegte Dokumentation im Arbeitsbereich Anwesenheit für die Monatsabrechnung an den Auftraggeber ausgelesen wird. Sie können einfach die „Anforderung der Monatsabrechnung“ mit Doppelklick beantworten. Lediglich die mit rotem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder müssen Sie füllen. Die Anwesenheitskürzel / Stundendokumentation der Maßnahmeteilnehmer werden automatisch mit dem Ereignis übermittelt.
Im Modaldialog “Monatsabrechnung“ sehen Sie bei den aufgeführten Teilnehmern die angeforderten Fahrtkosten im Feld “Anforderung“. Im Feld “Eingabe“ haben Sie hier die Möglichkeit tatsächlich vorhandene Fahrtkosten einzugeben, egal ob die Fahrtkosten der Maßnahme auf “Monatssatz“ oder “Tagessatz“ eingestellt wurden.
Sollte eine Monatsabrechnung mal falsch sein, so kann lediglich das Jobcenter diese beanstanden. Erst wenn Sie das Ereignis Beanstandung der Monatsabrechnung haben, können Sie eine Korrektur veranlassen. Dabei werden nur die beanstandeten Werte korrigiert übermittelt. Ist die Monatsabrechnung korrekt, erhalten Sie das Ereignis Monatsabrechnung ohne Beanstandung und ggf. das Ereignis Auszahlung der Monatsabrechnung.
Maßnahmeberichte können von Ihnen zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl erstellt werden. Für die Dokumentation von Maßnahmeberichten steht Ihnen die Registerseite “Maßnahmeberichte” zur Verfügung. Über NEU / Maßnahmebericht können Sie Zwischen - und/oder Endberichte erstellen. Da alle Felder der Berichte Pflichtpfelder sind, ist hier leider kein Zwischenspeichern möglich.
Um den Bericht über eM@w zu übermittleln muss das Jobcenter Ihnen eine Anforderung schicken.
Die Versendung / Beantwortung erfolgt wieder durch einen Doppelklick auf das Ereignis “Anforderung des Maßnahmeberichts”. Nach Füllung der Pflichtfelder verschicken Sie Ihre Antwort über den Button "Versenden”.
3. Beendigung der Maßnahme
3.1 Reguläre Beendigung
Von Ihnen wird keine Aktion zu einem regulären Austritt erwartet. Sie können die Teilnehmer daher manuell auf den Status inaktiv stellen, sobald das Maßnahmeende erreicht ist. Dies geschieht auf der Registerseite Produkt im Arbeitsbereich Teilnehmerdaten. Alternativ können Sie im Produkteditor auch die automatische inaktiv Setzung nach einer individuellen Anzahl von Tagen einstellen. Hier ist als Standard “14 Tage” bereits voreingestellt.
Bitte vergewissern Sie sich vor dem Statuswechsel, dass die Dokumentation zum Teilnehmer, abgeschlossen ist. Sobald der Teilnehmer im Status “inaktiv” steht, besteht lediglich ein Lesezugriff auf die Daten.
3.2 Vorzeitiger Austritt durch den Träger
Bricht ein Teilnehmer die Maßnahme früher ab als ursprünglich geplant, meldet der Bildungsträger dies durch das Ereignis „Vorzeitiger Austritt (vom Träger)“. Klicken Sie dazu im Arbeitsbereich em@w auf den Hauptschalter NEU / Ereignis . Wählen Sie im Modaldialog Ereignisauswahl Vorzeitiger Austritt (vom Träger) und den passenden Austrittsgrund.
3.3 Vorzeitiger Austritt vom Jobcenter
Das Jobcenter hat ebenfalls die Möglichkeit, einen Teilnehmer vorzeitig abzumelden. Wenn Sie dieses Ereignis erhalten, wird der Teilnehmer ebenfalls automatisch inaktiv gestellt.