Der Bereich Vermerke ermöglicht das bequeme und zeitsparende Dokumentieren zu Teilnehmern, Kontakten, Personal oder Gruppen. Im Vergleich zum Arbeitsbereich Beratung sollen hier kurze Notizen erfasst werden.

Inhaltsübersicht

1. Aufruf des Bereichs Vermerke

Vermerke können zu Teilnehmern, Gruppen, Kontakten oder Personal verfasst werden. Der Bereich wird durch Klick auf das Vermerk Symbol im Hauptmenü aufgerufen:

Alternativ können Sie den Bereich durch Klick auf das Vermerksymbol öffnen, das in der oberen Themeninsel rechts angezeigt wird.

2. Übersichtsliste Vermerke und Bezugsauswahl

Die Vermerke werden in einer Übersichtsliste dargestellt. Wenn viele Listeneinträge vorhanden sind, klappen Sie die Liste durch Klick auf den Pfeil aus, so dass mehr Einträge sichtbar sind.

Über das Feld Bezug wählen Sie aus, ob Sie Vermerke zu Kontakten, Teilnehmern, Personal oder Gruppen lesen bzw. anlegen möchten. Die Themeninseln passen sich dem Bezug an. Es stehen nur die Bezüge zur Auswahl, die dem Benutzer über Sichtbarkeiten im Bereich Administration freigeschaltet sind. Wird z.B. der Gruppeneditor ausgeblendet, ist der Bezug Gruppe nicht mehr auswählbar.

3. Neue Vermerke anlegen

Neue Vermerke werden immer über den Hauptschalter “Neu” angelegt. Wählen Sie dort den Eintrag “Vermerk”. Es öffnet sich ein Modaldialog zur Eingabe der Daten. Hier ist besonders auf die Art “öffentlich” oder “persönlich” (1) hinzuweisen: der öffentliche Vermerk ist für alle Benutzer sichtbar, der persönliche Vermerk ist ausschließlich für den Benutzer sichtbar, der den Vermerk erstellt hat. Wenn alle Einträge gemacht wurden, wird der Eintrag mit Klick auf “Speichern” gesichert (2). In der Übersichtsliste (3) wird der Vermerk nun angezeigt.

Bestehende Vermerke können durch Doppelklick auf den Listeneintrag bearbeitet werden.

4. Vermerke zu Gruppen

Über den Bezug “Gruppe” können Vermerke zu Kontakt-, Personal- oder Teilnehmergruppen angelegt werden. Bei Auswahl dieses Bezuges wird in der Themeninsel die Struktur des Gruppeneditors angezeigt. Vermerke, die hier eingetragen werden, werden nicht beim einzelnen Gruppenmitglied (z.B. Teilnehmer) hinterlegt. Es muss die Gruppe ausgewählt sein, um den Vermerk einsehen bzw. einen neuen Vermerk anlegen zu können.

In der Themeninsel “Auswahl von Gruppen” wird die Struktur des Gruppeneditors angezeigt. Eine Einschränkung auf die hier angezeigten Ordner und Gruppen können Sie über die Zugriffssteuerung vornehmen. Diese Einstellungen sollten vor Nutzung der Gruppenvermerke unbedingt geprüft werden, da über die Detailansicht auch der lesende Zugriff auf Teilnehmervermerke möglich ist.

Für Teilnehmergruppen stehen zwei Ansichten zur Verfügung. Wählen Sie die Standardansicht, um sich ausschließlich Gruppenvermerke anzeigen zu lassen. Über die Detailansicht sehen Sie zusätzlich auch alle Vermerke für die in der Gruppe befindlichen Teilnehmer. Über die Kürzel in der Spalte Bezug sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um Gruppen oder Teilnehmervermerke handelt (GR=Gruppe, GM=Gruppenmitglied). Die Sortierfunktion bietet zusätzlichen Komfort.

5. Farbbedeutungen des Vermerksymbols

Das Vermerksymbol ist je nach Status unterschiedlich eingefärbt und gibt Hinweise zum Stand der Dokumentation. Die Farben haben folgende Bedeutungen:

weißes Symbol > es sind keine Vermerke vorhanden

grünes Symbol > es ist ein neuer Vermerk vorhanden

gelbes Symbol > es ist ein neuer Vermerk mit mittlerer Prio vorhanden

rot-oranges Symbol > es ist ein neuer Vermerk mit hoher Priorität vorhanden

Hinweis:
Wird ein Vermerke mit hoher Priorität angelegt, kann er mit einem Fristdatum belegt werden. Läuft diese ab, wird es in der Teilnehmerthemeninsel mit einem “!” neben dem Teilnehmernamen angezeigt.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie Folgendes kennengelernt:

Vermerke können für Teilnehmer, Personal, Kontakte oder Gruppen hinterlegt werden.
Es können nur Vermerke zu den Bereichen hinterlegt werden, die dem Benutzer freigegeben sind (wenn der Bereich Personaldaten z.B. nicht sichtbar ist, können auch keine Vermerke zum Personal verwendet werden).
Bei Gruppenvermerken gibt es zwei unterschiedliche Ansichtsmodi.
Öffentliche Vermerke sind im Vergleich zu persönlichen Vermerken auch anderen Benutzern zugänglich.
Neuer Eintrag: Klick auf das Vermerksymbol >Hauptschalter Neu > Menü Vermerk > Eingaben > Speichern mit Klick auf Speichern.
Anhand der Farbe des Vermerksymbols lässt sich der Vermerkstatus erkennen.