Der Arbeitsbereich Anwesenheit ermöglicht die detaillierte Dokumentation der Anwesenheits- und Fehlzeiten von Teilnehmern über administrativ festgelegte Anwesenheitskürzel. Die Dokumentation kann für unterschiedliche Gruppen und Zeiträume vorgenommen werden.

Inhaltsübersicht

1. Anwesenheitsdokumentation

In diesem Abschnitt lernen Sie die Eingabe und das Speichern von Anwesenheitskürzeln und Planungsfarben (kann als Modul erworben werden) kennen.

1.1 Eingabe der Anwesenheitskürzel in die Tagesfelder

Um Anwesenheitszeiten zu dokumentieren, wählen Sie zunächst die Gruppe in der Themeninsel “Auswahl von Gruppen” (1) aus. Nun bestimmen Sie die Ansicht und den gewünschten Zeitraum (2). Danach aktualisieren Sie die Anzeige über das Symbol “Auswahl laden” zur Aktualisierung der Anzeige auf den weißen Rundpfeil (3). Klicken Sie nun in das entsprechende Tagesfeld und geben dort das Kürzel über die Tastatur ein. Es können innerhalb des Maßnahmezeitraums nur die Kürzel abgespeichert werden, die in der Legende (4) angezeigt werden. Diese Kürzel und Planungsfarben* werden administrativ eingestellt. Handelt es sich um eine eM@w Maßnahme, so werden die Kürzel durch das technische und inhaltliche Infopaket der Agentur für Arbeit bestimmt!

1.2 Sammeleintrag von Kürzeln und Planungsfarben

Wenn Sie für einen oder mehrere Teilnehmer eine Planungsfarbe* hinterlegen oder mehrere Kürzel gleichzeitig für einen Zeitraum dokumentieren möchten, dann wählen Sie am Hauptschalter Neu den Menüpunkt Sammeleintrag aus. Es öffnet sich ein Modaldialog zur Eingabe der Anwesenheitsdaten. Sie wählen ein Anwesenheitskürzel oder eine Planungsfarbe* aus. Über den Serientyp (1) können Sie einen längeren Zeitraum oder eine Serie von Tagen auswählen. In dem Feld Teilnehmer (2) werden die Teilnehmer der ausgewählten Gruppe angezeigt. Mit Klick auf die Checkbox alle auswählen (3) markieren Sie alle Teilnehmer der Gruppe. Mit gehaltener Strg Taste lassen sich gezielt mehrere Teilnehmer gleichzeitig markieren. Wenn Sie alle Einträge vorgenommen haben, wird mit Klick auf “Speichern” gespeichert und der Modaldialog damit geschlossen. Möchten Sie sofort weitere Einträge vornehmen, so klicken Sie statt dessen auf “Übernehmen”. Dadurch werden die bereits getätigten Eingaben gespeichert, der Modaldialog bleibt jedoch für weitere Einträge geöffnet. Die gespeicherten Anwesenheitseinträge werden nun in der Übersicht dargestellt.

1.3 Dokumentation in Tagesblöcken

Administrativ lassen sich pro Tag zwei Eingabezeilen einstellen. So kann zur Hauptzeile eine weitere Anwesenheitszeile (Tagesblock) eingeblendet werden, im Beispiel „Werkstattunterricht“ (1). Die zweite Anwesenheitszeile lässt sich produkttypspezifisch individuell benennen. Es können administrativ eigene Kürzel oder die Möglichkeit zur freien Zahleneingabe definiert werden. Die zweite Zeile bietet sich auch an, wenn Sie zusätzlich zum Kürzel die tatsächlich absolvierten Stunden pro Tag (z.B. AGH-Maßnahmen) oder Verspätungen des Teilnehmers in Minuten festhalten möchten. Die Eingaben werden direkt im Feld vorgenommen und mit dem Hautschalter “Speichern” gesichert.

2. Tagesvermerke

In dem Feld Tagesvermerke (1) können Sie Besonderheiten zu einem Anwesenheitseintrag (z.B. Verspätungen, Grund für entschuldigte Fehlzeit) dokumentieren. Dazu klicken Sie zunächst in das Anwesenheitsfeld des entsprechenden Tages. Nun klicken Sie in das Feld Tagesvermerk (1) und geben dort den Eintrag ein. Mit dem Hauptschalter “Speichern” wird der Vorgang gesichert. Das Tagesanwesenheitsfeld wird daraufhin mit einem roten Unterstrich dargestellt (2). Tagesvermerke können über die Aktion “Übertragen“ auf weitere Teilnehmer übertragen werden.

*) Das Anlegen von Planungsfarben ist nur mit dem dazugehörigen Modul möglich

Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie folgendes kennengelernt:

Anwesenheitszeiten können in verschiedenen Ansichten angezeigt und dokumentiert werden.
Anwesenheitskürzel lassen sich manuell oder per Sammeleintrag eingeben.
Dokumentation für längere Zeiträume oder mehrere Teilnehmer als Sammeleintrag: Neu Sammeleintrag Speichern. Auch Serieneinträge und Planungsfarben sind über den Sammeleintrag möglich.
Pro Tag kann ein Tagesvermerk eingegeben werden. Dokumentation bei ausgewähltem Teilnehmer und Tag direkt im Feld Tagesvermerk. Speichern mit Hauptschalter Speichern. Übertragen von Tagesvermerken
Anwesenheiten können alternativ pro Tag in zwei Tagesblöcken dokumentiert werden
kranke Teilnehmer werden in der Teilnehmerliste rot gekennzeichnet/dargestellt

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